Trộn thư – Mail merge là một phần không thể thiếu khi sử dụng ứng dụng tin học văn phòng Word. Ứng dụng này sẽ giúp các bạn tiết kiệm tối đa thời gian khi làm các thư mời, hợp đồng lao động hay danh sách hưởng lương của cán bộ nhân viên,… chỉ bằng một vài bước đơn giản. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn chưa biết cách sử dụng ứng dụng này. Dó đó, hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư (mail merge) trong Word.
1. Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
– Bước 1: Mở Word. Trên thanh công cụ chọn Mailings → sau đó chọn Start Mail Merge -> Start by Step Mail Merge Wizard.
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 1
– Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge. Trong mục Select document type chọn Letters và chọn Next: Starting document.
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 2
– Bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, kích chuột chuột Use the current document và sau đó chọn Next: Select recipients.
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 3
– Bước 4: Xuất hiện hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn đã được lưu và nhấn Open. Ví dụ:
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 4
Sau đó bạn chọn Sheet muốn chứa thông tin.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tính tổng trong Word chi tiết nhất
Ví dụ ở đây mình chọn Sheet 1. Sau đó chọn OK
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 5
– Bước 5: Tiếp tục chọn Next your letter. Sau đó chọn More items
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 6
– Bước 6: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, sau đó các bạn chọn các nội dung tương ứng. Cuối cùng nhấn Insert → Close
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 7
– Bước 7: Chèn lần lượt đến khi hết các trường dữ liệu có sẵn trong danh sách dữ liệu của bạn. Sau đó nhấn Next: Preview your letters
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 8
– Bước 8: Cuối cùng nhấn chuột chọn Next: Complete the merge để kết thúc quá trình trộn thư.
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 9
2. Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng File Excel
– Bước 1 + Bước 2: Bạn thực hiện thao tác tương tự như trộn thư trong Word bằng danh sách chèn. Tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse.
Trộn thư bằng sử dụng File Excel – Hình 1
– Bước 3: Chọn vào File Excel có dữ liệu bạn cần, sau đó nhấn chọn Open.
Trộn thư bằng sử dụng File Excel – Hình 2
– Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu sau đó nhấn OK.
Các bước còn lại bạn thực hiện tương tự như trộn thư trong Word bằng cách tạo mới dánh sách chèn.
Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn.
Để nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng tin học văn phòng Unica chúng tôi còn mang tới cho bạn đọc những học Excel online và các khóa học về Power Point… mời bạn đọc cùng tham khảo.
Chúc các bạn thành công!
>> Xem thêm: 4 Cách khắc phục lỗi file Word không mở được trên máy tính
Tags: Word
