1. Công văn là gì?
1.1. Định nghĩa
Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan Nhà nước sử dụng Công văn làm phương tiện giao tiếp chính với cấp trên, cấp dưới và công dân. Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Vai trò chủ yếu của Công văn là để thực hiện hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức.
1.2. Đặc điểm của Công văn
– Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật, vì vậy trình tự, thủ tục ban hành Công văn được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết công việc khẩn cấp.
– Công văn có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực miễn sao phù hợp với mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành.
– Thẩm quyền ban hành Công văn không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cá nhân cũng có thể ban hành Công văn nếu trong các văn bản quy phạm pháp luật, điều lệ tổ chức, văn phòng doanh nghiệp có quy định về chức năng, nhiệm vụ của cá nhân đó.
– Công văn có hiệu lực ngay từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực sau khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế.
– Công văn chỉ áp dụng với cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được nhận Công văn.
1.3. Các loại Công văn
Hiện nay, có 07 loại Công văn được sử dụng phổ biến là:
– Công văn hướng dẫn: Là Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về một nội dung nào đó đã được quy định nhưng chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.
– Công văn giải thích: Là loại Công văn dùng để cụ thể hóa nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.
– Công văn chỉ đạo: Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện.
– Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Đây là loại Công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.
– Công văn đề nghị, yêu cầu: Là Công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi tới cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp nhằm đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin, giải quyết công việc có liên quan.
– Công văn phúc đáp: Là loại Công văn trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
– Công văn xin ý kiến: Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.
2. Cách soạn thảo Công văn
2.1. Yêu cầu chung khi soạn thảo Công văn
– Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng.
– Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
– Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao.
– Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.
2.2. Thể thức, bố cục của Công văn
Căn cứ theo các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn phải có các thành phần chính bao gồm:
– Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;
– Số, ký hiệu Công văn;
– Địa danh, thời gian ban hành Công văn;
– Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;
– Nội dung Công văn;
– Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
– Nơi nhận.
Lưu ý:
– Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
– Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
– Nơi nhận Công văn:
+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.
2.3. Phương pháp soạn thảo một số loại Công văn phổ biến
Công văn giải thích
– Mở đầu: Nêu ra quy định, văn bản, nội dung cần giải thích
– Nội dung:
+ Nêu các chủ trương chính trong văn bản.
+ Giải thích các yêu cầu đặt ra của văn bản.
+ Nêu lên các biện pháp thực hiện, các chủ thể có trách nhiệm thi hành, phối hợp.
– Kết thúc: Phân tích ý nghĩa, tác dụng về mặt kinh tế, chính trị, xã hội.
Công văn đôn đốc, nhắc nhở
– Mở đầu: Nhắc lại tên văn bản quy phạm pháp luật hoặc các chủ trương kế hoạch triển khai.
– Nội dung:
+ Tóm tắt tình hình thực hiện, thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm cần chấn chỉnh.
+ Những phương hướng, yêu cầu mới.
+ Biện pháp mới áp dụng.
– Kết thúc: Yêu cầu đơn vị, cơ sở thực hiện…
Công văn đề nghị, yêu cầu
– Mở đầu: Nêu mục đích của vấn đề đặt ra.
– Nội dung:
+ Nêu nội dung kiến nghị về vấn đề gì.
+ Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp) với cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
– Kết thúc: Mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.
Công văn phúc đáp
– Mở đầu: Trả lời Công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…
– Nội dung:
+ Nêu nội dung trả lời vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết yêu cầu, thắc mắc.
+ Trường hợp không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý.
– Kết thúc: Nhận được Công văn này, nếu còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
Trên đây là giải thích về Công văn là gì và hướng dẫn cách soạn thảo Công văn. Nếu còn thắc mắc về biểu mẫu này, vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.
>> 7 mẫu Công văn đề nghị được dùng phổ biến nhất
