Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc không phải là chuyện dễ dàng với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, bạn càng phải khéo léo hơn khi viết email tiếng Anh. Hãy tham khảo mẫu viết email tiếng Anh thông dụng sau đây của TOPICA Native để hiểu được cách viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh để áp dụng dễ dàng và đơn giản trong công việc nhé.
Xem thêm:
- Hướng dẫn viết email bằng tiếng Anh cho người đi làm từ A đến Z
- Cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực nhất
- Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
1/ Cách viết email tiếng Anh
1.1/ Phần Greeting – Chào hỏi
Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).
- Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
- Hi Kelly, Dear Kelly….
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
- “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
1.2/ Opening comment – Hỏi thăm
Hỏi sức khỏe (thân mật):
- How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
- Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
1.3/ Introduction – Lý do viết thư
Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….
- I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
- I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
- We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
- I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)
1.4/ Main point – Nội dung chính
Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.
Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Dạng 2: Yêu cầu
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
- I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Dạng 3: Thông báo tin tốt
- We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
- You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)
Dạng 4: Thông báo tin xấu
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)
Đề cập đến tài liệu đính kèm:
– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)
1.5/ Concluding sentence – Kết thúc thư
Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:
- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
- I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
1.6/ Signing off – Ký tên
Trường hợp thân mật
- Best,
- Best wishes,
- Regards,
- Take care,
- Bye,
Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…)
- Best regards,
- Warm regards,
- Yours sincerely,
Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
- Yours faithfully,
2/ Các lưu ý khi viết email
- Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen
- Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
- Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
- Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
- Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.
- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
- Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
- Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
- Cuối thư:
- Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.
3/ Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
- ASAP = as soon as possible
- CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
- ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
- PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
- PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
- PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
- RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)
4/ Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
Để xây dựng nên một email phù hợp trong từng tình huống, bạn có thể tham khảo cách viết một email bằng tiếng Anh thông qua các mẫu câu dưới đây.
4.1/ Salutation – Chào hỏi
- Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)
- Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)
Hoặc bạn cũng có thể tiếp cận 1 cách chi tiết hơn thông qua việc sử dụng các cấu trúc câu tiếng anh dưới đây:
- I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)
- Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).
- I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
- It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)
- I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).
4.2/ Starting – Mở đầu
- I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…
- to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
- to confirm … – xác nhận…
- to request/ enquire about … – yêu cầu
- I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
- I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
Hoặc bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua các mẫu câu tiếng anh thông dụng như:
- I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
- I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
- I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
- Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
- Thank you for your e-mail – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện giao tiếp tiếng anh
- Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
- In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
- Thank you for your e-mail regarding … – Cảm ơn e-mail của bạn về việc…
- With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
- Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
- It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
- I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ ba.
4.3/ Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
- Thank you for your e-mail of March 15. – Cảm ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.
- Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
- In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
- Thank you for your e-mail regarding … – Cảm ơn e-mail của bạn về việc…
- With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
- Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
- It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
- I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ ba.
4.4/ Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh
- We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…
- I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…
- Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…
- Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…
- In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….
- It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá
- Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn
4.5/ Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ
- Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?
- We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…
- We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…
- Our company would be pleased to … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…
4.6/ Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh
- We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…
- I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
- You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…
4.7/ Giving bad news – Thông báo tin xấu
- We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…
- I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….
- Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…
- After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…
4.8/ Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn
- I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…
- I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….
- Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.
- We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.
4.9/ Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
- Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư).
- Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)
5/ Các mẫu câu tiếng Anh thương mại thường dùng khi viết email
5.1/ Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàng
- Thank you for all your quotation of …
- We’d like to cancel our order n° …..
- We’re pleased to place an order with your own company for..
- We could guarantee you delivery before …(date)
- Please confirm receipt of my order.
- I’m pleased to acknowledge receipt of your own order n° …..
- It’ll take about (two/three) weeks to process your own order.
- Your order is going be processed as quickly as possible.
- Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer available.
5.2/ Cách viết email tiếng Anh trong công việc khi muốn viết thư xin lỗi
- Once again, please accept our apologies for …
- I regret all inconvenience caused (by) …
- I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…
- We’re sorry for the delay in replying to …
5.3/ Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán
- payment of …
- My records show that we haven’t yet received
- Please send payment as soon as possible.
- According to my records …
- You’ll receive a credit note for the sum of …
- My terms of payment are as follows …
5.4/ Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giá
- I have pleasure in enclosing a detailed quotation.
- Please send me the price list.
- Please note that my prices are subject to change without notice.
- You’ll find enclosed my price list and most recent catalogue.
- I could make you some firm offer of …
5.5/ Các mẫu câu viết email tiếng Anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho những lần giao dịch trong tương lai
- I look forward to a really successful relationship in our future.
- I’d be glad to do business with your own company.
- we’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm.
6/ Template mẫu viết email tiếng Anh
6.1/ Form viết email tiếng Anh mang tính trang trọng
Chào đầu thư Dear Mr/ Mrs + surname Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư) Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận) Bắt đầu viết thư Thank you for your letter/ email about… Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về… Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều. I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for… Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì… I am writing regarding your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn. I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on… Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về… Chuẩn bị kết thư I look forward to hearing from you without delay. Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào. I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. Chào kết thư Yours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”. Yours sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”. Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng.
6.2/ Form email tiếng Anh khi viết thư thân mật
Chào đầu thư Hello/ Hi + name Xin chào/ Chào + tên Dear + name Gửi + tên Hi there! Chào đằng ấy! Bắt đầu viết thư Thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé! Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã viết thư cho mình I am writing to tell you about… Mình viết để kể với bạn về… uess what? Bạn đoán được không? How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào? I’m sorry I haven’t written for a while… Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn… It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn. Chuẩn bị kết thư Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu. Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm. I can not wait to meet up soon.
7/ Các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh
Dưới đây là các mẫu email bằng tiếng Anh sử dụng trong các tình huống cụ thể mà bạn có thể tham khảo để vận dụng tốt hơn những cách viết mail tiếng Anh mà TOPICA Native đã giới thiệu.
7.1/ Emails of invitation (thư mời) – Các mẫu email tiếng Anh
Email 1
Hi Ian, We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.
The meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.
If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.
Let me know as soon as possible if you can attend.
Regards, David Mitchell
IT Project Manager
Email 2
Dear Mr Smith, My name is Sue Jenkins and I am writing on behalf of Reef Technologies plc.
We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. The presentations are going to be performed by world-renowned experts in the field (for example Dr Josh Bartlett from MIT and Mrs Jennifer Woods from Clean Future inc.) and will consider future advances in the technology of renewable technology.
Due to your company having worked with Reef Technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will be held at the Randalls Conference Centre in Leeds between 3pm and 8pm on the 12 April 2013. If you require directions to the venue, please let me know.
If you would like to attend, please confirm your attendance by replying to this email by the 18 March 2013.
If you have any questions about the event, please don’t hesitate to contact me by email (on sjenkins@reeftech.com) or by mobile/cell (on 07867 7433123).
I look forward to receiving your reply.
Yours faithfully, Sue Jenkins
PR Manager
Reef Technologies plc
7.2/ Can’t attend the meeting (Cách viết email thông báo bằng tiếng Anh khi không tham dự được cuộc họp)
Email 1
Dear Mr Smith,
Thank you for the invitation to the review meeting on the 12 July. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.
If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6902341899.
I apologise for any inconvenience this may cause.
Yours sincerely, T Berridge
Email 2
Hi John, I hope that everything’s going well over there?
I’m afraid that I can’t make tomorrow’s meeting. Something very important has just come up and I’m going to be very busy tomorrow.
I’m sorry for the short notice, but I just found out this morning.
Is there any chance we can put the meeting back until Friday?
Let me know if that’s OK for you.
Regards Will
Email 3
Dear Miss Garland,
With reference to the upcoming review meeting on Thursday the 13 November, I am afraid that due to personal reasons, I will not be able to attend.
Would you object if we postponed the meeting to next week? If this is appropriate, what day would be convenient for you?
If you have any questions, please do not hesitate to contact me on my mobile, 1902341892.
Allow me to apologise for any inconvenience this may cause.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely, D Mitchell
7.3/ Emails of thanks (thư cảm ơn)
Email 1
Dear Mr Trotter,
I would like to take this opportunity to thank you for showing myself and my colleague around your factory on Monday. It was both a very informative and productive visit for both myself and my colleague. I really appreciate that you took time out of your busy work schedule to show us around and meet with us.
It was a pleasure to meet with you and your staff. All of whom treated us with the utmost kindness and respect during the whole of our visit. If you could pass our thanks onto your staff, it would be very much appreciated.
Once again, thank you for the visit.
Yours sincerely, Eric Banner
Account Executive
Merlin Components plc
Email 2
Dear all,
I would just like to make you aware that our company has won the contract to supply photocopiers to the American government for the next 3 years.
I would like to thank you all for the hard work you have done over the last four months. The winning of this contract is a recognition of all your hard work and dedication that you have made over the years to make our company great. This wouldn’t have been possible without you.
Thank you, Ron Lowe
CEO Runners Ink inc.
Email 3
Hi Peter,
Thanks a lot for sending me a copy of the report. It’s really appreciated.
Regards, Sally
7.4/ Formal email of complaint (thư phàn nàn)
Dear Mrs Boswell, I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and basically useless.
As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.
As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.
Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled toan explanation why Peter Taylor has not answered my email, and is refusing to replace the components.
Unless this issue is resolved promptly, then unfortunately, we will be forced to take further action.
I expect an email from yourself by 5pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.
Yours sincerely, Craig Smith
EGO Production Director
7.5/ Formal email of request (thư yêu cầu)
Dear Mr Mitchell, I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.
First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.
In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.
Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.
And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.
I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely, Ian McAdam
Development Manager
7.6/ Informal email of request (thư yêu cầu, thân mật) – Cách viết thư nhờ giúp đỡ bằng tiếng Anh
Hi Dave, I hope that everything is OK over there. I just have a few questions about the Skipton Airport Project.
First, can you give me an update on where you are on the project? I’d also appreciate if you could explain what the current issues with the delivery system are? And confirm when you expect them to be resolved.
Also, at the end of our last meeting I asked for a copy of the latest Project Report. I still haven’t received one. Can you forward it to me?
Can you also confirm if the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? We’d especially like to know if the cost of parts and labour are included in the package? We need this information as soon as possible.
And lastly, we’re thinking about extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. Can you give us a quote for this extension?
Please get back to me with the information as soon as possible.
Thanks, Ian McAdam
Development Manager
7.7/ Formal email of apology (thư xin lỗi)
Dear Mr Smith, Further to your email of the 17th December 2009 regarding your order (ref no. 34ED12QP). First of all, please allow me to apologise for Peter Taylor not responding to your email. I can confirm that Peter has been on sick leave for the whole of this week. And although this explains the issue, it does not justify it.
It transpires that there was a miscommunication in his department and the person who should have been taking care of this issue, did not. I have already taken all the necessary measures to ensure that this does not happen again in the future.Thank you for bringing this matter to my attention.
With regards to the issues about your order, I have taken personal charge of them. First of all, let me apologise for the late delivery. We should have made you aware about the delay at the time.
Regarding the damaged components, I can confirm the following:
It is normal policy here that we do not accept liability for problems with components if we are not notified within 7 working days of delivery. And due to the fact that you did not notify us until after 15 working days of the delivery, the Customer Service Department followed procedure.
But as we view you as a valuable customer, and we have worked together for over five years, rest assured that I will sort out this issue as a matter of urgency. I have already spoken to the Production Director here and he will confirm tomorrow when we can send the replacement components to you. I will update you about the situation with the components by the end of tomorrow at the latest.
Could you please confirm if this is adequate?
I do hope that this situation has not damaged your confidence in working with us.
Once again, please accept our apologises for any inconvenience caused.
If you have any questions, do not hesitate to contact me on mobile 07995 348236.
Yours sincerely, Mrs Sally Boswell
Rugger Sales Director
7.8/ Mẫu cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh
Email mẫu bằng tiếng Anh khi viết thư cảm ơn về lần mua đầu tiên
Trả lời email bằng tiếng Anh để cảm ơn vì sự ủng hộ của khách hàng trong suốt một năm
Xem thêm: Thư trả lời bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất!
8/ How to write professional emails in English
Trên đây là các mẫu viết email tiếng Anh thông dụng và phù hợp nhất giúp bạn biết cách viết email bằng tiếng anh cho đối tác, khách hàng. Để có thể viết email tiếng Anh tốt hơn, bạn nên trau dồi và học thêm vốn từ vựng mỗi ngày cùng TOPICA Native. Gợi ý cho bạn là phương pháp tăng thêm vốn từ vựng hiệu quả qua phương pháp PIALE cùng giảng viên Âu – Úc – Mỹ dưới đây.
