Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một sổ điều của Luật Lưu trữ; Thông tư sổ 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản tý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn. Đe đảm bảo thực hiện thống nhất và đúng quy định của pháp luật, Sở Nội vụ hướng dẫn quy trình, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị như sau:
Bước 1. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
a. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị
Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục I) được lập trong hai trường hợp sau:
– Trong quá trình chỉnh lý: tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại hoặc Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị;
– Những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản (bao gồm tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan; tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ quản lý): được thống kê, hệ thống hóa theo thứ tự nhóm hồ sơ, tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thành Danh mục tài liệu hết giá trị.
b. Viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục II).
Bước 2. Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
a. Đối với các cơ quan, tổ chức:
– Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;
– Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức cơ quan, đơn vị: Phó Chủ tịch Hội đồng;
– Đại diện lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên;
– Công chức (viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là Lưu trữ cơ quan), ủy viên kiêm thư ký.
b. Đối với các các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã
– Cấp phó cùa người đứng đầu cơ quan: Chủ tịch Hội đồng;
– Công chức có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên;
– Công chức làm công tác văn thư; lưu trữ của Phòng: ủy viên kiêm thư ký.
c. Đối với UBND xã, phường, thị trấn
– Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác Văn phòng – Thong kê: Chủ tịch Hội đồng;
– Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu: ủy viên;
– Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã: ủy viên kiêm Thư ký.
Bước 3. Xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy
Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị theo phương thức:
– Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, từng thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu;
– Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy (phải được các thành viên Hội đồng thông qua); các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp, có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tô chức. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thâm định tài liệu hết giá trị.
Bước 4. Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ:
– Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.
Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định tài liệu hêt giá trị cần hủy.
Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:
– Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IV).
– Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu);
– Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
– Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;
– Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
Bước 5. Thẩm định tài liệu hết giá trị trưóc khi hủy
5.1 Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị
a. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố: Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm giúp Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy theo đề nghị của Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức.
b. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
– Lưu trữ của cơ quan, tố chức cấp trên chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tố chức thấm tra tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan to chức trực thuộc không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
– Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm giúp UBND quận, huyện, thị xã thấm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của UBND cấp xã, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện.
5.2 Trình tự, thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị
a. Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu hủy phải lập Danh mục tài liệu hết giá trị và gửi đầy đủ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị (thành phần hồ sơ nêu tại Bước 4) về cơ quan quản lý nhà nước có thấm quyền đế thấm định theo quy định.
b. Nội dung thấm định tài liệu hết giá trị
– Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị; kiếm tra đối chiểu với thực tể tài liệu; lập Biên bản thẩm định; trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định.
– Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.
Bước 6. Hoàn thiện hồ sơ và trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu
Căn cứ vào văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
– Đối với hồ sơ, tài liệu trong Danh mục đề nghị hủy nhưng cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp yêu cầu giữ lại bảo quản thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện lại hồ sơ trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy; việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:
– Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại tiếp tục lưu trữ phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (nhóm) tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;
– Hoàn thiện hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng sổ bó, tập tài liệu hết giá trị được phép hủy; ghi lại sổ và đánh sổ lại trật tự các bó, tập (nêu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các bó, tập; viết lại lý do hủy.
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định về việc hủy tài liệu hểt giá trị.
Bước 7. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài liệu hết giá trị, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
a.Đóng gói tài liệu hết giá trị
b. Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy (Phụ lục VI)
c. Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị: việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt giây, ngâm nước qua phương tiện chế biển
d. Lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị (Phụ lục VII)
e. Cơ quan, đơn vị gửi Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị về Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị.
Bước 8. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị
a. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
– Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
– Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
– Văn bản đề nghi thẩm đinh, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hểt giá trị;
– Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
– Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
– Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
– Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
b. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Lưu ý: Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu hru trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị. Việc hủy tài liệụ điện tử phải được thực hiện đối với toàn hộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hêt giả trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
Đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, Tổng Công ty và Doanh nghiệp; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; các xã, phường, thị trấn thuộc UBND Thành phố triển khai thực hiện ở cơ quan, đơn vị mình và hướng dẫn các cơ quan, đon vị trực thuộc thực hiện việc hủy hồ sơ, tài liệu theo quy định. Trong quá trình thực hiện có phát sinh, vướng mắc đề nghị phản ánh về Chi cục Văn thư – Lưu trữ, số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội để tổng hợp báo cáo và phối hợp thực hiện.
Tải văn bản 2623/SNV-CCVTLT
Sở nội vụ
