Gmail Google Workspace đã trở thành một trong những dịch vụ email doanh nghiệp nổi tiếng nhất hiện nay – sau hơn 1 thập kỷ cải tiến và đổi tên nhiều lần. Google Workspace cho phép bạn đăng ký trực tiếp với hãng hoặc thông qua đối tác ủy quyền tại quốc gia của bạn. Bài viết này giúp bạn tạo email theo tên miền công ty trên Google miễn phí trực tiếp với Google.
Điểm qua một số thông tin chung về Google Workspace trước khi vào bước đăng ký.
1. Google Workspace là gì?
Google Workspace là dịch vụ tạo email theo tên miền công ty trên Google. Nhiệm vụ của Google Workspace là giúp các doanh nghiệp quản trị người dùng hiệu quả hơn đồng thời sở hữu nhiều công cụ phục vụ công việc tốt hơn.
Google Workspace được phát triển trên nền điện toán đám mây. Nhờ đó mà ta có các ứng dụng phổ biến như email, chat, video call, cho đến các tính năng xử lý công việc thông minh.
Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có một đia chi email gắn với tên miền. Đây chính là tài khoản Google Workspace của bạn. Nếu là quyền Quản trị viên, bạn sẽ có quyền tạo mới, thêm, sửa, xóa những người dùng thuộc tổ chức của mình.
Google Workspace giúp doanh nghiệp của mình phát triển nhanh hơn mạnh hơn không phải lo tài nguyên số hóa. Hoặc bị mất do những lý do không cần thiết.
Để đơn giản, tài khoản Google Workspace sẽ tương tự như Gmail bạn đã sử dụng. Google Workspace sẽ được trang bị nhiều tính năng hơn, bảo mật tốt hơn và dung lượng sao lưu lớn hơn.
>> Có thể bạn muốn biết: Microsoft 365 – đối thủ của Google Workspace với hơn 1.2 tỷ người dùng toàn cầu.
2. Hướng dẫn đăng ký email theo tên miền công ty trên Google
Google cho phép bạn đăng ký tài khoản Google Workspace dùng thử 14 ngày.
Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ bạn phải đăng ký và thanh toán với Google bằng thẻ tín dụng.
Bạn có thể đăng ký Google Workspace thông qua MMGROUP – đối tác hàng đầu của Google tại Việt Nam với chi phí tương đương. Khi đăng ký trực tiếp với Google bạn sẽ không được xuất hóa đơn và được sự hỗ trợ bằng tiếng Việt.
Làm theo các bước dưới đây để bắt đầu đăng ký:
Bước 1: Bấm vào link này để xem chi phí và chọn gói Google Workspace muốn đăng ký.
Tiếp theo, nhấp vào trang đăng ký của tài khoản Google Workspace. Sau khi nhấp vào, trang bên dưới sẽ xuất hiện và bạn hãy nhập thông tin theo yêu cầu.
Lưu ý hay chọn đúng mục khu vực vì Google định giá dựa trên địa lý. Ví dụ, hiện giá Google Workspace cho Việt Nam được giảm 30% so với giá quốc tế. Việc chọn sai vùng và xác nhận thay đổi cũng rất mất thời gian xử lý. Vì vậy, bạn hãy chọn chính xác.
Bước 2: Nhập thông tin liên hệ của bạn bao gồm họ và tên, địa chỉ email, số điện thoại, sau đó chọn tiếp theo.
Bước 3: Nhập tên miền mà bạn muốn tạo cho công ty của mình. Hãy copy tên miền từ website và dán vào để tránh sai lỗi chính tả vì việc xác nhận lại tên miền cũng rất phức tạp.
Bước 4: Tạo tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản quản trị.
Lưu ý, đây cũng sẽ là tài khoản quản trị viên cấp cao của bạn.
Bước 5: Sau bước này, Google sẽ thông báo “Tài khoản Google Workspace của bạn đã tạo xong”. Làm các bước tiếp theo để xác minh tên miền,
Bước 6: Trỏ bảng ghi MX từ domain về Google Workspace
Sau khi bạn đã có tài khoản Google Workspace, việc tiếp theo là bạn phải trỏ MX từ tên miền về Google Workspace thì email mới có thể hoạt động được. Liên hệ với nhà cung cấp tên miền để nhận bản ghi MX và trỏ về nhé.
Bước 7: Thêm tài khoản người dùng
Bạn có thể thêm nhiều email theo tên miền riêng khác ở bước này. Nếu đã thêm hết, bạn Click vào ô “tôi đã thêm…”, sau đó chuyển sang bước kế tiếp.
Với vai trò là quản trị viên, bạn cần thêm những email người dùng để cấp cho nhân viên của mình sử dụng.
Bước 8: Nhấn vào tiếp theo và tải 1 tập tin Html về máy tính để xác thực.
Bước 9: Upload file lên thư mục gốc của bạn
Nếu website của bạn được thiết kế bằng WordPress các bạn có thể up file lên bằng plugin. Nếu website của bạn thiết kế bằng mã nguồn khác hãy nhờ đơn vị thiết kế web của bạn upload file lên.
Tiếp tục bạn sẽ tạo bản ghi MX theo các thông tin mà Google cung cấp. Đây là bước đòi hỏi nhiều thao tác kỹ thuật khó, cần hiểu biết về công nghệ thông tin.
Bước 10: Thêm bảng ghi vào tên miền.
Nếu bạn mua tên miền Namecheap vào mục Advanced DNS để tìm và thêm bảng ghi.
Khi bạn mua domain ở 1 nhà cung cấp khác, hãy tìm chỗ sửa bản ghi MX. Bạn có thể liên hệ nhà cung cấp tên miền để được cấu hình.
Ở phần Mail Settings, chọn Custom MX. Bạn điền chính xác tất cả giá trị ở bản ghi MX vào đây. Google sẽ cung cấp cho bạn các giá trị này, bạn chỉ tạo mới & điền các giá trị tương ứng:
Nếu bạn vào Custom MX thấy có sãn một số trường, hãy xóa nó đi.
Bước 11: Xác minh tên miền và xác thực email
Thời gian xác thực có thể mất vài phút đế vài giờ. Nhấn vào tiếp theo để hoàn tất việc xác minh và hoàn thành thiết lập email.
Sau quá trình xác nhận, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và bắt đầu tạo người dùng.
Như vậy sau các bước hướng dẫn, doanh nghiệp của bạn đã có thể tạo email theo tên miền công ty với Gmail thuộc Google Workspace. Bạn có thể tiếp tiếp tục sử dụng sau khi hết hạn dùng thử miễn phí 14 ngày. Bạn chỉ cần trả phí cho Google Workspace bằng hình thức sử dụng thẻ visa.
Hoặc, nếu đăng ký qua đối tác như MMGROUP, bạn sẽ có 30 ngày dùng thử. Sau khi hết thời gian dùng thử, MMGROUP sẽ hỗ trợ bạn đăng ký và thiết lập hệ thống đến khi sử dụng thành công.
3. Tính năng nâng cao Google Workspace dành cho doanh nghiệp
Đây là những tính năng nâng cao của Google Workspace dành cho doanh nghiệp:
3.1 Không có email quảng cáo và spam
Gmail miễn phí thường xuyên bị email spam, quảng cáo làm phiền. Hoặc, những email được xem là quan trọng lại bị rơi vào spam. Lỗi này là do bộ lọc của Gmail miễn phí còn hạn chế.
Trái lại, Google Workspace cung cấp trải nghiệm email hoàn toàn không có quảng cáo cho doanh nghiệp. Workspace cho phép bạn tập trung 100% vào công việc mà không bị xao lãng bởi các tin “bán đất, bán nhà, làm đẹp.” Hơn nữa, bộ lọc của Workspace rất thông minh. Nó giúp bạn phân loại và sắp xếp hộp thư hiệu quả hơn.
3.2 Cộng tác nhóm
Phải nói rằng, tính năng “tạo hộp thư cộng tác nhóm” là chức năng cực “xịn sò” của Google Workspace. Không phải dịch vụ email nào cũng có tính năn này. Xin ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung:
Bạn có thể tạo một email đại diện cho một nhóm/phòng ban như sale@matma.vn. Sau đó bạn có thể gán tất cả email của các thành viên thuộc nhóm này vào.
3.3 Xét duyệt email đến và đi
Nếu bạn muốn kiểm tra email của nhân viên mới thử việc để đánh giá hiệu quả thì sao? Gmail trong Google Workspace cho phép Quản trị viên giữ lại và kiểm duyệt mọi email của người dùng.
Với chức năng này, quản trị viên hoặc một nhóm người được chỉ định có thể xem duyệt email của những người dùng này đã được yêu cầu hay chưa mới được gởi đi.
Chức năng này nhằm khắc phục những email không đạt tiêu chuẩn để tránh gây hậu quả nghiêm trọng.
Ngoài ra, vai trò quản trị viên có thể dừng email gởi đi và xem xét hoặc chỉnh sửa trước khi gởi.
3.4 Bản sao email và bằng chứng pháp lý
Với Gmail miễn phí, nếu người dùng xoá dữ liệu quá hạn 30 ngày thì không thể phục hồi lại. Với Google Workspace, admin có thể thiết lập các bản sao cho những email bị xoá .
Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng. Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Workspace.
3.5 Lịch sử gửi/nhận email
Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào…. Lịch sử sử dụng của người dùng đều thể hiện rõ trong lịch sử email.
Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn. Người quản lý sẽ muốn kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng…
3.6 Email tên miền doanh nghiệp
Với Gmail, bạn chỉ tạo được email gắn với đuôi @gmail.com và không có thêm tùy chọn. Với vai trò là doanh nghiệp đuôi Gmail là không chuyên nghiệp.
Với Google Workspace, tạo email theo tên miền công ty (ví dụ hotro@matma.com.vn) chính là cách gây dựng thương hiệu trong mắt người dùng chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể tạo thêm bí danh email sử dụng cho các trường hợp khác nhau. Mỗi người dùng có thể thêm tối đa 30 bí danh email mà không mất thêm chi phí.
Kết
Google Workspace được xem là giải pháp email doanh nghiệp an toàn và đáng tin cậy. Gmail Google đã được chứng thực trong nhiều thập kỷ. Google Workspace chỉ đang nâng cấp hóa và đáp ứng sâu hơn các nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp so với cá nhân.
Hi vọng bài viết có ích trong việc tìm kiế giải pháp email doanh nghiệp của bạn hiện thời. Tham khảo thêm các dịch vụ email doanh nghiệp khác ngoài việc tạo email theo tên miền công ty trên Google:
>> Vì sao nói Zoho Workplace là giải pháp lý tưởng nhất thay thế Google Workspace và Microsoft 365?
