Microsoft Excel là phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp được sử dụng cực kỳ phổ biến đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Hiện tại có tới 80% công việc văn phòng yêu cầu bạn phải có kỹ năng xử lý các bảng tính Excel. Nếu bạn là người mới bắt đầu thì hãy học ngay cách tiếp cận và làm quen với Excel theo hướng dẫn dưới đây.
1. Tổng quan về Microsoft Excel
Excel là một chương trình được tạo ra bởi Microsoft. Phần mềm này sử dụng bảng tính để tổ chức phân tích, xử lý dữ liệu bằng các hàm và công thức tính toán.
Excel có thể giúp bạn thực hiện từ những phép toán đơn giản cho đến phức tạp nhất và có thể chứa lượng thông tin khổng lồ. Các hàng và cột trong Excel tạo thành một mạng lưới ô, trong đó có thể nhập liệu con số, văn bản hoặc công thức. Từ đó Excel cho phép bạn sắp xếp, lọc, tính toán, đưa dữ liệu vào bảng báo cáo và xây dựng biểu đồ/đồ thị….
Hiện nay Excel được sử dụng phổ biến trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh như:
- Phân tích kinh doanh (Business Analyst)
- Quản lý/Theo dõi con người (nhân viên, khách hàng, giáo viên, học sinh,…)
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý hoạt động hàng ngày trong một tổ chức (ví dụ: quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng,..)
- Báo cáo hiệu suất (tài chính, vay nợ, dự báo phân tính, hỗ trợ bán hàng, tình hình phát triển trên thị trường…)
- Quản trị văn phòng; lập kế hoạch và lịch trình làm việc
- Phân tích chiến lược
- Quản lý dự án
- Quản lý tài liệu, hợp đồng, hóa đơn chứng từ, biên lai
- Quản lý ngân sách
- …
Số lượng các chức năng và hàm tính mà Microsoft Excel cung cấp là vô cùng nhiều. Có rất nhiều thứ cần học và bạn có thể bối rối không biết bắt đầu từ đâu. Nếu muốn làm việc dễ dàng với các bảng tính, bạn nên tiếp cận Excel dần dần từ những bước cơ bản nhất.
>>Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết.
2.Làm quen với giao diện và tác vụ cơ bản trong Microsoft Excel
Microsoft Excel được phát hành với nhiều phiên bản:
- Phần mềm MS Excel trên máy tính
- Nền tảng Excel online trên web hoặc trong bộ Microsoft 365
- Ứng dụng Excel cho điện thoại Android/iOS, Window Phone
Mặc dù giao diện của chúng có vài sự khác biệt, nhưng trên mọi trang tính thì các hàng – cột và công thức – hàm đều giống hệt nhau.
Để tiếp cận dễ dàng nhất với Excel thì bạn nên bắt đầu làm quen với phần mềm trên máy tính, hoặc học cách sử dụng Excel Online.
2.1 Tạo sổ làm việc Excel mới
Mỗi một tệp tài liệu Excel được gọi là Workbook, trong đó chứa các trang tính (Spreadsheet), số lượng trang tính có thể tùy chính thêm bớt không giới hạn. Để tạo một workbook, bạn mở phần mềm Excel, bấm File > New > Blank workbook
2.2 Các thanh công cụ trong Excel
Phía trên trang tính là các tab lệnh và ribbon (một dải gồm nhiều nút và biểu tượng tác vụ). Chúng bao gồm các menu lệnh cơ bản như:
- File: Tạo workbook mới, mở/lưu/in/chia sẻ bảng tính
- Home: CTRL Clipboard, định dạng font/văn bản/đánh số/ô/chỉnh sửa…
- Insert: Chèn các công cụ như bảng/biểu đồ/ảnh/bộ lọc/đường dẫn liên kết
- Draw: Chứa các công cụ vẽ dùng để chọn vùng dữ liệu, tẩy xóa, tạo highligt cho ô tính.
- Page Layout: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang ngang/dọc, căn lề trang….
- Formulas: Thư viện hàm, công thức tính toán.
- Data: Công cụ xử lý dữ liệu (nhận/chuyển, truy vấn, phân loại, lọc…)
- Review: Hiệu đính, phân quyền xem hoặc chỉnh sửa, thiết lập ngôn ngữ, nhận xét.
- View: Thiết lập chế độ xem workbook (chế độ hiển thị, phóng to, thu nhỏ…)
Quick Access Toolbar: Thanh công cụ giúp bạn thực hiện các tác vụ nhanh như quay lại/hoàn tác, lưu hoặc mở tập tin.
2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
Bước 1: Bấm vào một ô trống bất kỳ. Các ô đều được xác định dựa theo vị trí giao thoa giữa hàng và cột. Ví dụ ô A1 nằm ở hàng đầu tiên trên cột A.
Bước 2: Nhập chữ hoặc số vào ô
Bước 3: Nhấn nút Enter để chuyển xuống ô phía dước, hoặc nhấn Tab để sang ô bên cạnh.
2.4 Định dạng dữ liệu
Đối với các dữ liệu ở dạng con số, bạn nên định dạng chúng để có sự phân biệt rõ ràng, đảm bảo quá trình xử lý và tính toán sau này sẽ chính xác hơn. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn một ô có số cần định dạng. Hoặc nếu bạn cần định dạng cả một vùng dữ liệu thì nhấn giữ và kéo chuột để bôi đen một dải ô
Bước 2: Bấm vào tab Home > General > Chọn định dạng mà bạn cần.
Các định dạng số phổ biến trong Excel:
- General (No specific format): Định dạng chung mặc định
- Number: Số
- Currency: Đơn vị tiền tệ
- Accounting: Kế toán. Hiển thị chính xác các giá trị tiền tệ kể cả ở hàng thập phân
- Short Date: Ngày tháng năm
- Long Date: Ngày tháng năm
- Time: Thời gian
- Percentage: Tỷ lệ phần trăm
- Fraction: Phân số, hiển thị số ở dạng hàm mũ
- Scientific: Định dạng khoa học
- Text: Định dạng kiểu chữ
Nếu trên bảng không có định dạng bạn muốn thì bấm vào More Number Formats để có nhiều sự lựa chọn hơn.
2.5 Định dạng ô
Hai tác vụ định dạng ô cơ bản và phổ biến nhất là kẻ đường viền ô và tô bóng.
- Cách kẻ đường viền ô: Chọn các ô mà bạn muốn thêm đường viền > Trên tab Home, nhìn vào khu vực Font, nhấn vào mũi tên trong biểu tượng và chọn kiểu viền cần định dạng.
- Cách tô màu ô tính: Chọn các ô mà bạn muốn tô bóng màu > Trên tab Home, nhìn vào nhóm Font, chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng Fill Color > chọn màu cần tô trong nhóm Theme Colors hoặc Standard Colors
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excel
Khi nói đến Excel, bạn nên bắt đầu với toán cơ bản trước khi chuyển sang các tác vụ phức tạp khác như hàm hoặc kiểu định dạng.
3.1 Phép tính đơn giản
Mọi phép tính trong Excel đều bắt buộc có dấu “=” nằm đầu tiên. Ví dụ khi bạn muốn làm phép toán “10 cộng 10”, bạn cần nhập “= 10 + 10” vào ô. Sau khi bạn nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị số “20.”
Thực hiện tương tự với mọi phép tính còn lại như với phép trừ, phép nhân (sử dụng dấu hoa thị “*”) và phép chia (sử dụng dấu gạch chéo “/”).
3.2 Công thức
Ngoài ra, Excel còn cho phép vận dụng các biểu thức vào nhiều dải ô đã có sẵn trường dữ liệu, mà không cần trực tiếp nhập giá trị để tính toán. Ví dụ: “= A1 + A2 + A3” là công thức tính tổng giá trị trong phạm vi từ ô A1 đến A3.
3.3 Hàm tính
Hàm là các công thức đã có sẵn trong Excel. Chúng giúp rút ngắn thời gian nhập phép tính thủ công. Ví dụ: “= SUM (A1: A3)” là hàm tính tổng tất cả các giá trị từ ô A1 đến A3.
Việc học và biết nhiều hàm tính từ đơn giản đến phức tạp chính là chìa khóa để giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng.
Cách lựa chọn hàm tính nhanh:
Cách 1: Nhập công thức bên trong ô tính. Ngay khi nhập dấu =, Excel sẽ tự động hiển thị gợi ý các hàm tính.
Cách 2: Sử dụng tùy chọn Insert Function trên tab Formulas
Cách 3: Chọn công thức từ tab Logical
Cách 4: Sử dụng tùy chọn AutoSum trên tab Home
3.4 Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel
Khi bắt đầu dùng Excel bạn có thể làm quen thực hành với các công thức và hàm đơn giản dưới đây.
Hàm TỔNG (SUM)
Tính tổng các giá trị trong mọt cột hoặc hàng trên phạm vi mà bạn đã chọn
Công thức: = SUM ( number1 , [number2],…)
Ví dụ: = SUM (B2: G2) tổng các giá trị một hàng. Hoặc = SUM (A2: A7, A9, A12: A15) tổng các giá trị trong dải ô từ A2 đến A7, thêm ô A9, và dải A12 đến A15, bỏ qua các ô A8, A10 và A11.
Hàm TRUNG BÌNH (AVERAGE)
Tính giá trị trung bình trong một nhóm dữ liệu đã chọn.
Công thức: = AVERAGE ( number1 , [number2],…)
Ví dụ: = AVERAGE (B2: B11) giá trị trung bình trong dải 10 ô từ B2 đến B11. Tương tự như phép tính = SUM (B2: B11) / 10
Hàm ĐẾM (COUNT)
Đếm tất cả các ô có chứa giá trị số trong một phạm vi đã chọn.
Công thức: = COUNT (giá trị1, [giá trị2],… )
Ví dụ:
COUNT (A : A) – Đếm tất cả các giá trị là số trong cột A.
COUNT (A1: C1) – Đếm giá trị trong hàng
Hàm NẾU (IF)
Thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện logic nhất định. Trong hàm IF có thể chứa thêm nhiều công thức và hàm khác.
Công thức chung: = IF ( logic_test, [value_if_true], [value_if_false] )
Ví dụ:
= IF (C2 <D3, ‘TRUE,’ ‘FALSE’) – Kiểm tra xem giá trị tại ô C3 có nhỏ hơn giá trị tại D3 hay không. Nếu điều kiện này đúng, hãy để ô giá trị hiển thị là TRUE, và ngược lại nếu sai thì hiển thị FALSE.
Hàm TỐI ĐA và TỐI THIỂU (MAX – MIN)
Hàm MAX và MIN giúp tìm số lớn nhất và số nhỏ nhất trong một phạm vi giá trị.
Công thức hàm MIN: = MIN ( number1 , [number2],…)
Ví dụ:
= MIN (B2: C11) – Tìm số nhỏ nhất trong phạm vi hai cột B và C, bắt đầu từ cột B2 và C2 đến hàng 11
Công thức hàm MAX: = MAX ( number1 , [number2],…)
Vận dụng tương tự như hàm MIN
4. Cách tạo Bảng trong Microsoft Excel
Excel không chỉ dừng ở các phép toán, lợi ích thực sự của phần mềm này còn giúp người dùng tổ chức sắp xếp, phân tích dữ liệu bằng cách tạo bảng (Table). Trong một trang tính với lượng dữ liệu khổng lồ, nhờ vào Bảng, bạn có thể lọc ra 1 phân vùng để xử lý riêng mà không bị nhầm với các nội dung khác.
Cách đơn giản nhất để tạo Bảng trong Excel:
Bước 1: Mở trang tính Excel.
Bước 2: Click chuột vào các ô cần chọn để làm thông tin cho bảng.
Bước 3: Nhấp vào tab Insert > Tablé.
Bước 4: Nhấp vào Table. Hộp thoại Creat Table tạo bảng sẽ mở ra.
Bước 5: Nếu cột trong trang tính có tiêu đề, hãy chọn mục My table has headers.
Bước 6: Kiểm tra lại dải ô đã chính xác chưa > Nhấp vào OK.
Bước 7: Thay đổi kích thước cột để hiển thị rõ các tiêu đề và giá trị trên ô
5. Cách tạo Biểu đồ trong Microsoft Excel
Các bước tạo đồ thị hoặc biểu đồ cũng tương tự như tạo bảng. Bạn có thể sử dụng các mẫu biểu đồ sẵn có trong phần mềm Excel hoặc tự thiết kế biểu đồ riêng.
Bước 1: Chọn dải ô chứa dữ liệu mà bạn muốn thể hiện trong biểu đồ
Bước 2: Nhấn vào nút Quick Analysis ở góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn
Bước 3: Nhấp vào tab Charts, lựa chọn một trong số các mẫu biểu đồ có sẵn được Excel đề xuất.
Mặc dù hiện nay có nhiều phần mềm bảng tính, nhưng trong số đó Microsoft Excel vẫn là sản phẩm hàng đầu và cung cấp nhiều chực năng vượt trội hơn cả. Nhờ vào trang tính Excel, nhiều quy trình làm việc và xử lý thông tin có thể được rút gọn và mang lại hiệu quả tốt hơn bao giờ hết. Nhìn chung thì Excel vẫn luôn là công cụ không thể thay thế trong mọi tổ chức và doanh nghiệp.
