Ngày 26 tháng 8 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Nội dung chính của Hướng dẫn như sau:
- Phạm vi, đối tượng
Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
- Mục đích
Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đên và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Yêu cầu
– Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
– Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.
– Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.
– Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc.
- Tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
– Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
– Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức, từng cơ quan, tổ chức quy định Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng; Danh mục văn bản, tài liệu không trao đổi qua môi trường mạng và Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản, tài liệu giấy của cơ quan, tổ chức mình.
– Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.
– Việc ký ban hành, ký về nội dung, ký về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký số.
– Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện tử.
– Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại các Điểm 3.4, 3.5, 3.7 Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
– Gửi và nhận văn bản điện tử theo quy định tại các Điều 16, 17, 18, 19, 20 Luật Giao dịch điện tử và bảo đảm quy định của mỗi giao dịch trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng.
– Chức năng, tính năng kỹ thuật của Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành thực hiện theo hướng dẫn tại Văn bản số 1036/BTTTT-THH ngày 10 tháng 4 năm 2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
- Tổ chức thực hiện
Hướng dẫn này thay thế Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Chi tiết cụ thể của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN mời xem tại đây.
