Nếu bạn đang muốn phát triển kinh doanh cho thương hiệu mình thì hãy bỏ qua những cách bán hàng và quản lý truyền thống. Thời đại công nghệ lên ngôi, điều bạn cần làm chính là ứng dụng khoa học kỹ thuật vào các khâu quản lý và lập kế hoạch kinh doanh. Hãy bắt đầu với ngay một công cụ cực hữu ích được tích hợp sẵn trong các máy tính sử dụng hệ điều hành Window – Microsoft Office Access. BMD Solutions sẽ giúp bạn hiểu thêm về Access cũng như cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access nhé.
Access là gì?
Trước hết, Access chính là tên gọi tắt của Microsoft Office Access – một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu do hãng Microsoft giữ bản quyền và phân phối trên thị trường. Microsoft Access có phần đuôi là mdb hoặc mdbx. Khi bạn mua một bộ Microsoft Office thì sẽ được trang bị luôn cả Access. Do đó Access được biết đến rộng rãi và được nhiều người lựa chọn sử dụng.
Thông thường, người dùng Microsoft có thể sử dụng Excel như là một công cụ quản lý bán hàng, tuy nhiên Excel là tập hợp của các tệp dữ liệu phẳng, không có liên kết với nhau nên sẽ rất khó nếu bạn muốn quản lý toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp. Trong khi đó, Access là phần mềm được tạo ra với mục đích chính là quản lý. Bởi thế nó được trang bị những tính năng cần thiết cho doanh nghiệp và hơn nữa cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access cũng vô cùng đơn giản đấy nhé.
Khi truy cập vào Microsoft Access, bạn có thể thấy hàng loạt cửa sổ khác mở lên bao gồm các công cụ như:
- Tables (bảng): là công cụ cơ bản để xây dựng dữ liệu. Mỗi bảng sẽ có các trường dữ liệu và giá trị khác nhau do người dùng xây dựng.
- Queries (truy vấn, tìm kiếm): đây là công cụ rất quan trọng trong Access. Queries bao gồm bảy tools xử lý dữ liệu là Select Queries, Total Queries, Crosstab Queries, Maketables Queries, Delete Queries, Update Queries, Append Queries. Các tools này giúp người dùng tổng hợp, xử lý và quản lý thông tin dữ liệu.
- Forms (mẫu): bao gồm các lệnh tạo thông tin biểu mẫu.
- Reports (báo cáo): chức năng báo cáo giúp bạn theo dõi được bảng tổng hợp dữ liệu xuất ra từ đó lên kế hoạch phát triển trong tương lai hiệu quả hơn.
- Macro (các macro lệnh): giúp người dùng sử dụng các hàm, số… để tối ưu hóa việc xử lý thông tin.
- Modules (các khai báo, thư viện chương trình con): bao gồm nhiều công cụ định dạng cho phần mềm.
Nhìn chung, Access rất dễ sử dụng và được ứng dụng nhiều trong tin học cơ bản, công chức, viên chức và quản lý bán hàng.
Lợi ích của việc sử dụng Microsoft Access
Access là gói cơ sở dữ liệu trong bộ Microsoft Office. Chúng tôi thường được hỏi tại sao lại giới thiệu MS Access thay vì các cơ sở dữ liệu khác, vì vậy đây là danh sách những gì chúng tôi tin rằng lợi ích và lợi thế của việc sử dụng Microsoft Access.
- Nhanh chóng và dễ dàng tạo hệ thống cơ sở dữ liệu.Microsoft Access là một công cụ tuyệt vời để tạo ra các hệ thống đặt riêng có cơ sở dữ liệu ở trung tâm. Nó bao gồm nhiều trình hướng dẫn khác nhau để tăng tốc quá trình tạo ứng dụng cơ sở dữ liệu và một loạt các chức năng sẵn có. Đối với một lập trình viên chuyên nghiệp chuyên về MS Access, chúng tôi thấy rằng thời gian phát triển chỉ bằng một nửa thời gian cần thiết để tạo ra cùng một hệ thống sử dụng một nền tảng khác. Đây là một lợi thế rất lớn. Nó trực tiếp chuyển thành tiết kiệm chi phí cho bạn và có nghĩa là thời gian quay vòng thường là một vấn đề trong vài tuần từ khi bắt đầu cho đến khi giao hàng.
- Microsoft Access tạo ra các ứng dụng rất thân thiện với người dùng thông qua ngôn ngữ lập trình toàn diện (VBA) của nó.Bạn có thể thấy rằng bạn có thể tự mình tạo ra một cơ sở dữ liệu rất cơ bản trong Access. Nhưng với một chút ma thuật từ một lập trình viên VBA chuyên nghiệp, bạn có thể biến cơ sở dữ liệu thành một ứng dụng hoàn toàn thân thiện với người dùng. Có hàng trăm ví dụ về cách chúng tôi đã sử dụng mã lập trình trong hệ thống của khách hàng để cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và để tự động hóa các quy trình – từ các nút đến màn hình đang mở hoặc chuyển giữa chúng, đến các nút để tính toán và gửi tờ khai VAT HMRC; từ việc tự động điền vào một ô tùy thuộc vào sự lựa chọn của người dùng trong một ô khác, đến tự động gửi email nhắc nhở khi vượt qua một mốc quan trọng. Kết quả cuối cùng luôn là một hệ thống dễ sử dụng phù hợp với cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn.
- MS Access tạo ra các hệ thống cơ sở dữ liệu linh hoạt và thích ứng.Truy cập điểm thực sự ở đây. Không có gì trong hệ thống của bạn cần được viết bằng đá! Mặc dù việc thực hiện thay đổi không nhanh như tạo hệ thống ngay từ đầu, nhưng việc sửa đổi mọi thứ trong Access vẫn nhanh hơn nhiều so với các gói khác. Và nếu bạn cần thêm các bit mới vào hệ thống của mình, chúng thường có thể được tích hợp nhanh chóng như tạo ra một thứ gì đó mới. Trong thực tế, điều này có nghĩa là Access hoàn hảo cho thế giới kinh doanh ngoài đời thực. Mọi thứ thay đổi và hệ thống của bạn có thể thay đổi theo chúng – mà bạn không phải trả giá bằng trái đất và không bị trì hoãn trong thời gian dài.
- Nổi tiếng nên bạn có thể dễ dàng nhận được sự giúp đỡ và hỗ trợ.Access và ngôn ngữ lập trình VBA của nó được nhiều nhà phát triển, lập trình viên và các công ty phần mềm biết đến. Điều này có nghĩa là nếu bạn tạo một hệ thống bằng Microsoft Access, bạn sẽ không bị mắc kẹt với người đã tạo nó cho bạn. Vì vậy, nếu họ tiếp tục hoặc nghỉ hưu, bạn sẽ không bị bỏ lại quá cao và khô khan. Tuy nhiên, một điểm quan trọng cần lưu ý ở đây – bạn phải đảm bảo rằng bạn có các tệp nguồn. Đây sẽ là các tệp .mdb hoặc .accdb; Các tệp .mde hoặc .accde không phải là tệp nguồn và không thể được lập trình viên khác kiểm tra hoặc sửa đổi. Một nhà phát triển có uy tín sẽ luôn đảm bảo rằng bạn có các tệp nguồn và bạn biết điều đó! Một điểm khác cần lưu ý ở đây là do Microsoft Office và VBA được biết đến rộng rãi nên tỷ lệ lập trình viên thấp hơn so với các ngôn ngữ lập trình khác, một lần nữa góp phần giảm chi phí cho bạn.
- Microsoft Access đã có từ lâu, vì vậy kiến thức chuyên môn sẽ không biến mất.Chúng tôi đã tạo ra các hệ thống trong Access từ năm 1994 và Access đã có từ trước đó. Nó luôn được bao gồm như một phần của Microsoft Office và điều này sẽ không sớm biến mất! Những doanh nghiệp đã chọn Access vào năm 1994 vẫn có một hệ thống không hề lỗi thời và không có nhiều doanh nghiệp khác có thể nói điều tương tự. Nếu bạn muốn một hệ thống có tuổi thọ cao thì Access là một lựa chọn tuyệt vời.
- Một phần của bộ Microsoft Office được tích hợp đầy đủ với các gói MS Office khác, như Word, Excel & Outlook.Ví dụ đơn giản ở đây là kết hợp thư trong Word, tìm nguồn tên và địa chỉ (và bất kỳ thứ gì khác bạn thích) từ cơ sở dữ liệu Access của bạn, sau đó gửi ảnh chụp qua email bằng Outlook. Và đây là mức độ tích hợp có sẵn cho một người dùng bình thường, không cần lập trình hay bất kỳ thứ gì! Tương tự với việc xuất dữ liệu và báo cáo sang Excel để phân tích đột xuất hoặc chuyển báo cáo Access thành pdf và đính kèm vào email bằng các menu tiêu chuẩn trong Access. Thông qua lập trình, chúng tôi có thể xuất dữ liệu sang các bố cục hoặc mẫu tệp cụ thể để đáp ứng các yêu cầu của các hệ thống khác; kích hoạt email từ các hành động được thực hiện trong cơ sở dữ liệu; liên kết và nhập dữ liệu tự động từ các tệp bên ngoài vào cơ sở dữ liệu Access; và như thế. Bạn sẽ không tìm thấy bất kỳ gói cơ sở dữ liệu nào khác có chức năng sẵn có như vậy.
- Các khả năng của Access không ngừng được cải thiện – hiện đã được tích hợp web tốt.Với mỗi phiên bản mới của Microsoft Office, Access sẽ phát triển mang đến những khả năng mới. Ví dụ: với những cải tiến được thực hiện cho danh sách SharePoint và sự tích hợp của chúng với Access, giờ đây bạn có thể liên kết ứng dụng Access trên máy tính hoạt động đầy đủ của mình với dữ liệu của bạn trong Đám mây. Điều này có thể vô cùng hữu ích đối với một số doanh nghiệp.
- Thường được bao gồm trong giấy phép Microsoft Office hiện có của bạn – ít nhất là dành cho người dùng doanh nghiệp.Nếu bạn đã có phiên bản Microsoft Office dành cho doanh nghiệp thì bạn cũng có thể đã có Quyền truy cập. Điều này có nghĩa là bạn có thể chạy và chỉnh sửa ứng dụng Access đã sử dụng phần mềm hiện có trên máy tính của mình. Hơn nữa, người dùng thậm chí không cần giấy phép Access để chạy một hệ thống được tạo trong đó. Có một phiên bản thời gian chạy miễn phí từ Microsoft cho tình huống này. Mặc dù vậy, hãy lưu ý rằng hệ thống cần bao gồm, đối với người dùng thời gian chạy, một số tính năng bổ sung mà nhà phát triển có thể không bao gồm. Và những người dùng đó sẽ không có chức năng tích hợp miễn phí với giấy phép Truy cập đầy đủ.
- Tích hợp có thể mở rộng cho các hệ thống lớn và mở rộng.Một lời chỉ trích đôi khi được đưa ra ở Access là nó “nhỏ bé” và không phù hợp với các “ông lớn”. Điều này dựa trên thực tế không thể phủ nhận rằng nó có một công cụ cơ sở dữ liệu cơ bản. Khi chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi cần tạo một hệ thống mà sẽ có hơn 10 người dùng sử dụng nó cùng một lúc hoặc nơi có số lượng bản ghi rất lớn (vài trăm nghìn, cộng thêm), chúng tôi sẽ gắn bó với Access cho các tệp giao diện người dùng, nhưng sẽ di chuyển dữ liệu sang SQL Server. Có một phiên bản SQL Server miễn phí của Microsoft và Access bao gồm một trình hướng dẫn để di chuyển dữ liệu. Trong thực tế, chúng tôi không cần phải đi xuống tuyến đường này thường xuyên, nhưng khi chúng tôi đã làm như vậy, nó đã hoạt động tốt. Và nó đã để lại cho khách hàng tất cả những lợi ích trên khi sử dụng Access, trong khi sử dụng công cụ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ của SQL Server.
Đọc thêm:
Top 10 App quản lý bán hàng
Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access
Access là phần mềm phổ thông hướng đến mọi đối tượng người dùng, do đó để khởi tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access bạn chỉ cần làm theo một số bước cơ bản.
Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu cho phần mềm quản lý bán hàng
Để tạo một cơ sở dữ liệu mới, bạn chỉ cần nhấp chuột vào tập tin (File) rồi chọn New. Tại đây Access sẽ đưa cho bạn các dạng tập khác nhau, bạn có thể chọn một bảng dữ liệu trống hoặc chọn các mẫu đã có sẵn để chỉnh sửa lại. Tiếp đó, hãy tiến hành đặt tên cho bảng ngay từ đầu để tránh việc nhầm lẫn giữa các file.
Bước 2: Nhập dữ liệu cho phần mềm quản lý bán hàng
Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access vô cùng đơn giản, tuy nhiên ở bước nhập dữ liệu này bạn cần lưu ý xác thực cấu trúc của dữ liệu. Access cung cấp cho người dùng khá nhiều định dạng dữ liệu như biểu mẫu, bảng báo cáo, kiểu truy vấn… và việc của bạn là lựa chọn cấu trúc cho phù hợp nhu cầu.
Tiếp đó, hãy tạo nội dung cho Access bằng cách thêm nội dung vào tập tin ở các vị trí cụ thể. Với phần mềm quản lý bán hàng thì bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin nhanh chóng từ một tài liệu khác bằng cách chọn tab dữ liệu ngoài (External Data) và chuyển vị trí tập chứa dữ liệu sang tập tin muốn nhập.
Lưu ý rằng bộ nhớ trong Access là giới hạn, do đó, bạn cần chắt lọc thông tin và sử dụng các công cụ liên kết để giảm thiểu bộ nhớ.
Đọc thêm:
Làm ứng dụng bán hàng
Bước 3: Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
Bây giờ bạn đã có thể quản lý bán hàng bằng Access thông qua việc tạo thêm các bảng truy vấn để quản lý dữ liệu rộng hơn cũng như cấp quyền cho những người quản lý. Bên cạnh đó, bạn cũng cần thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để tạo sự liên kết dữ liệu thông qua các bước như:
- Chọn tab “Công cụ cơ sở dữ liệu” (Database Tools) và chọn nút “Liên hệ” (Relationships);
- Tiếp đó kéo trường muốn đặt khoá ngoài vào trường muốn tạo và nhấn chuột vào “Tạo” (Create). Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ tạo liên kết giữa các trường.
- Cuối cùng, bạn chọn mục “Buộc Tham chiếu Toàn vẹn” (Enforce Referential Integrity) khi tạo liên hệ là đã hoàn thành thiết lập rồi nhé.
Bước 4: Tạo truy vấn
BMD Solutions – Thiết kế app bán hàng chuyên nghiệp
BMD Solutions là một công ty phần mềm hàng đầu có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp được khách hàng đánh giá rất cao về chất lượng sản phẩm. Chúng tôi tự tin có thể tạo ra những sản phẩm tương tự như các ứng dụng bán hàng hàng đầu như: Tiki, Lazada, Shopee,…Và có thể thiết kế theo yêu cầu của khách hàng. Đến với chúng tôi bạn sẽ được tư vấn “Chặt chẽ”, “Chuyên sâu” giúp đưa ra giải pháp tối ưu nhất và giảm chi phí phát triển ứng dụng. Hãy tham khảo dịch vụ thiết kế app bán hàng của chúng tôi
Đây là một bước khá quan trọng và phức tạp trong các cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access bởi nó đòi hỏi bạn nắm rõ các truy vấn cũng như công cụ sử dụng trong Access. Các bước để tạo truy vấn cho phần mềm quản lý bán hàng là:
- Mở công cụ Query Design và chọn “Thiết kế truy vấn”;
- Nhấn chọn bảng cần chạy truy vấn;
- Tiếp đó bạn chỉ cần nhấn chuột vào cột truy vấn và thiết kế bảng;
- Chọn Run (chạy chương trình) để xem kết quả và lưu lại truy vấn khi hoàn thành.
Đây chính là các bước cơ bản nhất trong cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access mà các doanh nghiệp thường sử dụng. Tuy nhiên chính vì đơn giản nên nó có phần hạn chế về mặt tính năng và liên kết người dùng.
Bởi vậy, nếu doanh nghiệp bạn đã làm quen với Access và muốn nâng cao trải nghiệm trong việc quản lý thì có thể tham khảo một số phần mềm cao cấp với nhiều tính năng hơn. BMD Solutions luôn sẵn sàng mang tới cho quý khách hàng các ứng dụng quản lý kinh doanh, quản lý bán hàng, phần mềm CRM… với thiết kế riêng biệt phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Đồng thời chúng tôi cam kết mang tới giải pháp tối ưu hóa nguồn lực kinh doanh và tối thiểu chi phí quản lý ở mức tốt nhất trên thị trường!
Hạn chế của Microsoft Access
Mặc dù sự phổ biến của Microsoft Access là không thể phủ nhận, nhưng nó có một số thiếu sót khiến mọi người phải cân nhắc đến việc tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access.
- MS Access không khả dụng qua internetĐây có lẽ là hạn chế lớn nhất của Access – nó không phải là “phần mềm nhóm”, phần mềm mà nhiều người có thể truy cập qua internet và đóng góp vào. Nó chỉ có thể được tải xuống và sử dụng trên hệ thống cục bộ hoặc trên mạng cục bộ.
- MS Access không phù hợp để sử dụng theo nhómCác cơ sở dữ liệu hiện đại như Hyperbase và Airtable tuân theo mô hình máy khách – máy chủ – nhiều thành viên trong nhóm truy cập vào cùng một phiên bản của ứng dụng qua mạng cục bộ hoặc mạng toàn cầu.Tuy nhiên, Access đã được thiết kế để sử dụng cho một người dùng. Nó gặp phải các vấn đề nghiêm trọng về hiệu suất khi nhiều người cố gắng truy cập nó qua mạng cục bộ. Mặc dù giới hạn kỹ thuật là 255 người dùng đồng thời, nó trở nên chậm kinh khủng ngay cả với 5-10 người dùng.
- MS Access chỉ thích hợp cho các cơ sở dữ liệu nhỏTrong MS Access, tất cả thông tin được lưu trong một tệp có hạn chế cứng – nó không được lớn hơn 2GB. Do đó, Access không lý tưởng để xử lý cơ sở dữ liệu lớn với hàng chục nghìn hàng và thông tin đính kèm như hình ảnh hoặc tệp.Nó đã được quan sát thấy rằng MS Access chậm lại đáng kể khi dữ liệu vượt quá 1 GB. Nếu bạn xử lý các tập dữ liệu lớn, bạn sẽ được phục vụ tốt nhất bởi phần mềm cơ sở dữ liệu khác.
- MS Access ràng buộc bạn với Microsoft WindowsQuyền truy cập không khả dụng cho Mac hoặc bất kỳ hệ điều hành nào khác. Nói cách khác, bạn bị ràng buộc khá nhiều vào Windows. Nếu công ty bạn có nhiều người dùng Mac, thì phần mềm của bạn khổng thể nào sử dụng được.Mặt khác, nếu bạn sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu dựa trên web, thì hệ điều hành không phải là một vấn đề đáng cân nhắc.
- MS Access không thân thiện với người dùngTrong thời kỳ hoàng kim của nó, Access đã đi trước thời đại. Lần đầu tiên, nó trao quyền cho người dùng cuối tạo cơ sở dữ liệu và ứng dụng đơn giản của riêng họ.Đó là lúc đó. Ngày nay, Access trông vụng về và lộn xộn so với các ứng dụng “không có mã” mới, vốn thanh lịch và trực quan hơn rất nhiều.Khẩu hiệu “Không có mã, chỉ cần nhấp chuột” của Airtable hoặc “cơ sở dữ liệu được thực hiện đơn giản” của HyperBase là minh chứng cho điều này.
Với những hạn chế trên cho thấy rằng việc sử dụng Access để tạo ra phần mềm quản lý bán hàng không phù hợp cho các doanh nghiệp, công ty có nhu cầu về cơ sở dữ liệu lớn.
Vậy làm cách nào để nó một phần mềm phù hợp cho bạn? BMD Solutions sẽ giải quyết vấn đề đó cho bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn tạo ra một phần mềm, ứng dụng quản lý bán hàng vô cùng tuyệt vời, đa dạng tính năng, có thể chỉnh sửa theo yêu cầu của bạn. Bên cạnh đó phần mềm có thể sử dụng cho bất cứ hệ điều hành nào, truy cập nhiều người cùng một lúc mà không bị chậm. Và đặc biệt là có thể sử dụng cơ sở dữ liệu lớn giúp lưu trữ thông tin, dữ liệu. Hãy xem dịch vụ gia công phần mềm theo yêu cầu của chúng tôi
