Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Máy In Cho Dân Văn Phòng

Máy in quen thuộc đối với người làm công tác văn phòng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm bắt rõ cách sử dụng máy in an toàn, tiết kiệm. Trong bài viết dưới đây, Cửa Hàng Lâm Phát Đạt sẽ cùng bạn tìm hiểu về hướng dẫn cách sử dụng máy in cho dân văn phòng hiệu quả nhất nhé.

1. Các Bước Sử Dụng Máy In Cho Dân Văn Phòng Đúng Chuẩn

– Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ

Bạn cắm dây nguồn kết nối máy in với máy chủ. Mỗi máy in đều có Driver riêng kèm theo máy in. Do đó, nếu bị thất lạc thì bạn có thể tìm kiếm trên Google để cài đặt lại.

– Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại

Bạn vào Start => Control Panel => Printers and Device or Printers and Faxes. Tiếp theo, chọn thiết bị máy in => bấm chuột phải chọn Sharing => tích vào ô Share this Printer => Apply => OK là bạn đã chia sẻ thành công.

– Bước 3: Kết nối hệ thống máy tính với máy in

1. Các máy cùng hệ thống có thể sử dụng máy in. Do đó, bạn có thể kết nối máy in với nhiều máy tính để sử dụng tiện lợi hơn bằng cách:
2. Kết nối mạng nội bộ => Control panel => Printers and Devices => And a network để máy in được chia sẻ và bắt đầu sử dụng bình thường.

– Bước 4: Tiến hành in tài liệu

1. Sau khi cài đặt xong, các bạn chỉ cần thực hiện thao tác in ấn nữa là xong xuôi. Bạn mở file tài liệu ra => nhấn Ctrl + P, xuất hiện hộp thoại như bên dưới.
2. Sau đó bạn chọn các thông số rồi nhấn OK, chờ cho bản in ra ở khe ra của máy in là bạn đã thực hiện việc in ấn thành công.

2. Các Lưu Ý Cơ Bản Khi Sử Dụng Máy In Cho Dân Văn Phòng Đúng Chuẩn

2.1 Một số tùy chọn chức năng cơ bản trên máy in

Khi sử dụng máy in, bạn nên chú ý đến các chức năng tùy chọn cơ bản như sau:

1. Copies: Là số lượng bản in tùy chọn.
2. Printer Properties: Tùy chọn nâng cao cho việc in ấn của máy in. Ở phần này, để nâng cao chất lượng bản in bạn có thể sử dụng Tab Quality với chế độ Standard hay chế độ Draft,…
3. Print All Pages bao gồm: Print All Pages hoặc Print Current Page. Sau đó, đánh số trang để in.
4. Print One Sided: In một mặt và in 2 mặt tích hợp tùy màu in có tính năng in 2 mặt hay không.
5. Collated printing là gì: Đây là chức năng dành cho những ai muốn in để đóng sổ luôn 1 tập văn bản với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.
6. Portrait/ Lan scape Orientation: Lựa chọn bản in dọc hay in ngang.
7. A4/ Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho khổ giấy in A4 hoặc A3,…
8. Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in với kiểu định dạng Normal, căn lề tùy chọn.
9. Page Per Sheet: Lựa chọn in gộp luôn các trang in của văn bản lại trong một page.

2.2 Cách tăng mực máy in

Với mỗi dòng máy in có một cách chỉnh riêng. Bạn có thể chỉnh sửa cách tăng mực máy in ngay trên driver của máy in. Cách thông dụng nhất bạn thực hiện theo phương pháp sau:

Vào Printer Properties, trong tab General nhấn Preferences… => chọn tab Quality. Trong ô Objective: chọn Standard, Text/Lines hoặc Web pages => nhấn Details sẽ thấy Tone Density, kéo về Light => nhạt, Dark => đậm.

2.3 Cách đặt giấy vào máy in

1. Bạn sốc giấy để đảm bảo các trang giấy không dính chặt lại với nhau. Bạn cần điều chỉnh lại các cạnh giấy cho bằng nhau trước khi đặt vào khay.
2. Bộ phận máy in đặt giấy luôn luôn có chốt giới hạn số trang giấy có thể đặt trong khay. Điều này đảm bảo số lượng giấy tối đa có thể đặt vào khay giấy. Vì vậy, bạn chỉ nên đặt vào 2/3 số lượng trang giấy mà máy in cho phép.
3. Luôn luôn đẩy chốt chặn giấy vừa khít với cạnh giấy. Điều này đảm bảo cho việc load giấy tốt nhất.
4. Điều chỉnh vị trí các chốt giữ đảm bảo giấy nằm yên, thẳng, phẳng.

2.4 Xem lịch sử in của máy

– Cách 1 để xem lại lịch sử in ấn:

1. Bước 1: Nhấn “Windows” để mở Windows Start, gõ “Run”. Sau đó nhấn “Enter”. Xóa bất kỳ văn bản nào xuất hiện trong trường bên cạnh “Mở”.
2. Bước 2: Nhập “eventvwr.msc” vào trường bên cạnh “Open” và sau đó nhấp vào nút “OK” để mở Event Viewer.
3. Bước 3: Chọn | “Nhật ký ứng dụng và dịch vụ” | “Microsoft” | “Windows” | “PrintService” |. Thư mục Print Service chứa các điều khiển quản trị và điều hành cho các dịch vụ in trong Windows.
4. Bước 4: Nhấp chuột phải vào “Operational” và sau đó chọn “Enable Log”. Lệnh này cho phép đăng nhập tất cả các lệnh in trong tương lai. Bạn có thể được xem bất cứ lúc nào bằng cách trở lại thư mục PrintService trong Event Viewer.

– Cách 2 để xem lại lịch sử in ấn:

1. Bước 1: Nhấn “Windows” để mở Windows Start, gõ “device and printers”. Bạn chọn “Devices and Printers” từ kết quả. Trong Windows 8.1, bạn phải chọn “Cài đặt” và sau đó “Thiết bị và Máy in”.
2. Bước 2: Click chuột phải vào máy in mà bạn muốn xem các lệnh in. Bạn chọn “See What‘s Printing.” Cửa sổ hàng đợi in sẽ mở ra cho máy in đã chọn.
3. Bước 3: Cuộn qua danh sách các lệnh in để xem các công việc đang được xếp hàng đợi. Danh sách này chứa các công việc in sắp xếp hàng tuần chưa hoàn thành.

3. Cách Sử Dụng Máy In An Toàn Đối Với Các Loại Máy In Thông Thường

3.1 Cách sử dụng máy in Canon 2900

– Hướng dẫn cài đặt máy in Canon 2900

Cách 1: Cài đặt bằng đĩa CD-ROM đi kèm máy in

Bạn chỉ cần cho đĩa CD-ROM vào ổ đĩa quang của máy tính. Bạn tiến hành cài đặt theo hướng dẫn.

Cách 2: Cài đặt bằng driver tải từ trang chủ Canon (không cần dùng CD-ROM).

1. Bước 1: Xác định phiên bản hệ điều hành mình đang sử dụng (ví dụ Windows bản 32 bit hay 64 bit). Sau đó chọn tải về driver phù hợp từ website của Canon.
2. Bước 2: Kích đúp chuột vào file vừa tải về để giải nén. Sau đó, vào folder vừa được giải nén thành công. Bạn kích đúp chuột vào file Setup.exe và tiến hành cài đặt theo hướng dẫn.

3.2 Hướng dẫn sử dụng máy in Canon 2900 đúng cách

1. Để sử dụng máy in an toàn, bạn hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng đi kèm máy. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt cách cài đặt, thiết lập chế độ in, giấy in, in test, hủy lệnh in…
2. Đặt máy ở vị trí bằng phẳng, chắc chắn, khô ráo, thoáng mát và bảo đảm an toàn điện khi sử dụng.
3. Sử dụng đúng định lượng giấy, chất liệu giấy theo khuyến cáo của nhà sản xuất.
4. Dùng mực in Canon chính hãng để có chất lượng bản in tốt nhất.
5. Vệ sinh máy thường xuyên để máy hoạt động trơn tru.

3.3 Cách chỉnh lề, chỉnh mực máy in Canon 2900

3.3.1 Cách chỉnh lề khổ giấy trong máy in Canon 2900

Để thiết lập in ấn văn bản, hình ảnh với kích thước chính xác nhất. Đồng thời không bị lệch lề, tràn chữ, bạn chỉnh khổ giấy trong máy in. Dưới đây Lâm Phát Đạt sẽ giúp bạn thiết lập căn chỉnh khổ giấy trên máy in của bạn từ máy tính.

1. Bước 1: Trên hệ điều hành Windows, mở Control Panel từ Start Menu. Tại cửa sổ Control Panel lưu ý đến thiết lập View by : Category và chọn View devices and printers .
2. Bước 2: Trong Devices and Printers, bạn lựa chọn máy in mà được kết nối với máy tính của bạn. Bạn kích đúp chuột vào biểu tượng máy in đó để chỉnh khổ giấy trong máy in.
3. Bước 3: Trên cửa sổ máy in, lựa chọn Printer ->Properties .
4. Bước 4: Tiếp tục nhấp vào mục Preferences…
5. Bước 5: Tại đây, trong mục Paper có phần Size là bạn có thể thiết lập cỡ giấy cho máy in. Lựa chọn bất kỳ kích thước nào mà bạn muốn in. Sau đó nhấn OK là bạn đã chọn khổ giấy trong máy in thành công.

3.3.2 Cách điều chỉnh mực in máy in Canon 2900

Bản in của bạn thường bị đậm nhạt thất thường. Vì vậy hãy tham khảo ngay cách điều chỉnh mực máy in Canon 2900 dưới đây:

1. Vào start chọn mục Devices and Printers
2. Trong mục driver của máy in nhấn chọn printing preferences. Bạn chọn Quality
3. Tại cửa sổ Quality bạn chọn Advanced settings => chọn Toner Density
4. Nếu muốn bản in đậm nét thì chọn 8 trong phần mũi tên xuống. Nếu để chế độ mặc định bạn chọn 4.

4. Cách In Giấy A5 Từ Máy Tính Ra Máy In Canon 2900

Để in giấy A5 trên máy Canon 2900, trước hết bạn cần cài đặt chế độ giấy in phù hợp có trong máy in. Bởi hầu hết các máy in Canon lbp 2900 hiện nay đều sử dụng giấy in khổ A4.

– Bước 1:

1. Khi thiết lập khổ giấy A5 và các liên quan đến trang soạn thảo, bạn chọn phần FIle => vào mục Page Setup.
2. Nếu như không nhìn thấy phần Page Setup ở Microsoft Word (trong bộ Office 2003 trở lại). Có thể mục này ít được sử dụng nên đã được tự động thu ẩn đi.
3. Bạn có thể giữ chuột tại nguyên vị trí đó và chờ trong chốc lát để menu hiển thị hết cho toàn bộ các mục. Sau khi hiển thị, bạn chọn mục Page Setup.

– Bước 2:

1. Tại mục Page Setup sẽ có 3 tab là Margins; paper, Layout. Bạn chọn tại Margins
2. Tại đây, bạn có thể chọn căn chỉnh lề văn bản.
3. Để thiết lập cỡ giấy, bạn chọn tab Paper. Tại mục Paper size, bạn có thể lựa chọn khổ giấy mình muốn. Bình thường máy in sẽ mắc định để cỡ giấy Letter.

Trong bài viết này, Lâm Phát Đạt hướng dẫn cách in giấy A5 trên máy Canon 2900 từ trang giấy A4. Bởi đây là khổ giấy nhiều người dùng nhất hiện nay.

– Bước 3: Để thay đổi cỡ giấy từ Letter sang khổ giấy A5, bạn chỉ cần lăn chuột và click vào khổ giấy A5 là xong.

– Bước 4: Sau khi chuyển cỡ giấy từ Letter sang khổ giấy A5. Bạn cần quay lại tab Margins để điều chỉnh lại lề văn bản. Căn lề trên, dưới, trái, phải rồi bấm vào nút Default. Điều này giúp văn bản được khởi tạo sau này của bạn cũng được giữ nguyên thiết lập này.

Bạn có thể yên tâm là cách in giấy A5 trên máy Canon 2900 không ảnh hưởng đến các tùy chọn in trước đó với khổ giấy Letter. Chúng chỉ có hiệu lực đối với các tập tin document (*.doc). Hiện tại khi bạn thiết lập và trở về sau này (nếu bấm vào nút Default).

5. Cách In Từ Điện Thoại Ra Máy In Canon 2900

Máy in Canon 2900 kết nối trực tiếp với máy tính dễ dàng qua cổng USB hoặc chia sẻ máy in qua mạng LAN vô cùng tiện lợi.

Tuy nhiên, dòng Canon 2900 hay những dòng không có kết nối cổng dây mạng LAN hay WIFI.. Chỉ có kết nối bằng Cáp in USB thì không thể in trực tiếp được từ điện thoại hay các thiết bị di động được

6. Cách Cài Đặt Máy In Canon L11121e

Máy in Canon L11121e là một trong những dòng máy in Laser đen trắng đang được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Đối với máy in canon L11121e này, bạn cài đặt driver. Như vậy, bạn có thể sử dụng in ngay trên máy tính của mình.

Lâm Phát Đạt sẽ chia sẻ đến bạn bộ driver của máy in Canon L11121e:

1. Với bản Driver Canon L11121e này tương thích với tất cả các dòng windows 7, Xp, 8, 10 phổ biến hiện nay trên thị trường.
2. Để có thể sử dụng in được trên máy in Canon L11121e này thì chúng ta tiến hành cài đặt driver trên máy tính. Các bạn tiến hành giải nén file Driver vừa tải về ở trên và chọn lựa đúng phiên bản của windows mình đang sử dụng nhé.

Có 2 bản gồm bản 32bit và bản 64bit. Do đó các bạn chọn đúng nhé. Sau khi chọn xong các bạn tiến hành cài đặt theo các bước sau đây:

– Bước 1: Tải driver Canon L11121e về máy tính rồi click đúp vào file cài đặt.

– Bước 2: Nhấn Next cho tới khi yêu cầu cắm cáp máy in và bật máy in lên.

– Bước 3: Sau khi driver Canon L11121e nhận diện được máy in Canon L11121e. Thì tiếp theo phần mềm sẽ tiến hành cài đặt tự động. Trong quá trình cài đặt này chỉ mất khoảng một thời gian ngắn sau đó bạn click Finish là xong.

Xem thêm:

1. Giá máy in canon l11121e bao nhiêu tiền?
2. Phần mềm máy in giấy A4 mini canon l11121e

7. Cách Sử Dụng Máy In Màu Cho Dân Văn Phòng

Ngoài in đen trắng, đôi khi chúng ta cần in màu cho văn bản. Dưới đây, Lâm Phát Đạt sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy in màu cho dân văn phòng:

Giấy in

1. Sử dụng các loại giấy có chất lượng đảm bảo, không rách, không có nhiều bụi (phấn) giấy… Bụi giấy dính vào đầu phun dễ làm lem mực hoặc có thể gây nghẹt mực.
2. Không nên sử dụng các loại giấy có bề mặt sần sùi, bị nhăn hoặc cong vênh. Giấy có thể bị kẹt, làm hư bộ phận cuốn giấy và hỏng đầu phun.
3. Mỗi chế độ in khác nhau cần sử dụng đúng loại giấy phù hợp để có bản in đẹp nhất. Kiểm tra kích thước giấy trước khi in.
4. Khi nạp giấy cần xốc giấy sao cho giấy rời ra. Bạn gõ cạnh giấy trên mặt phẳng đều các cạnh rồi mới cho vào khay ngay ngắn tránh kẹt giấy.
5. Bạn hãy điều chỉnh bộ phận chặn giấy sát với cạnh giấy. Nhưng không nên chặt quá. Bởi máy không kéo được giấy hoặc lỏng quá để tránh lệch giấy khi máy cuốn giấy.

Mực in:

1. Sử dụng mực của chính nhà sản xuất, hoặc nếu sử dụng bộ tiếp mực ngoài. Mực kém chất lượng có thể gây hại cho đầu phun.
2. Mỗi khi mở máy, một ít mực sẽ được phun ra để làm thông đầu phun. Do đó, nếu mở/tắt nhiều lần sẽ làm hao mực.

Chế độ in:

Khi in tùy vào yêu cầu nên chọn chế độ in hợp lý. Như vậy, bạn vừa có được những bản in vừa ý tiết kiệm mực.

1. In thử, nháp nên chọn chế độ Draft (tiết kiệm mực).
2. In văn bản thông thường nhọn chế độ Text hoặc Normal.
3. In ảnh chọn chế độ Photo hoặc Best khi in hình ảnh.

Khi đặt lệnh in chọn đúng loại giấy in đang sử dụng để có được bản in đẹp: Plain paper, Glossy…

Ngoài các cách sử dụng máy in cho dân văn phòng đúng chuẩn như đã nêu ở trên, bạn có thể tham khảo thêm các thông tin cần thiết như:

1. Hướng dẫn cách sử dụng máy in brother, hp, epson, canon 2900, canon lbp 2900 cụ thể như thế nào?
2. Hướng dẫn scan bằng máy in đơn giản mà hiệu quả
3. Hướng dẫn sử dụng máy scan hp

Trên đây là hướng dẫn về cách sử dụng máy in an toàn hiện nay.