Trước khi kê khai thông tin người lao động, bạn cần tạo danh sách Phòng ban và chức danh. Nếu như không tạo 02 mục này trước thì khi vào phần kê khai thông tin người lao động sẽ không khai được 02 mục này và hệ thống sẽ báo lỗi không lưu được thông tin đã kê khai.
1. Thêm danh sách phòng ban
Lưu ý: Việc thêm danh sách phòng ban là không bắt buộc khi kê khai hồ sơ Bảo hiểm xã hội. Do đó, đơn vị có thể kê khai hoặc không kê khai. Việc kê khai giúp đơn vị quản lý dễ dàng hơn.
Bước 1: Trên thanh menu chọn mục “Doanh nghiệp”, và chọn mục “Phòng ban”.
Chọn mục “Tạo mới” để tạo mới phòng ban.
Bước 2: Khi kê khai, những ô có dấu * màu đỏ thì bắt buộc phải khai báo, những ô không có dấu * không bắt buộc phải khai báo thông tin.
– Đối với ô “Mã”: Đây là mã do Đơn vị tự tạo nhằm mục đích quản lý phòng ban tại đơn vị. Việc tạo mã này không ảnh hưởng hay liên quan gì đến việc khai báo hồ sơ BHXH (có thể tạo theo ký hiệu 001; N01, CT01….)
– Đối với ô “Tên”: Kê khai theo tên phòng ban của đơn vị bạn, ví dụ như: Phòng kế toán, Phòng hành chính nhân sự, Phòng kinh doanh, Phòng đầu tư…..
Sau đó, bạn click nút “Lưu” để tiếp tục.
2. Thêm danh sách chức vụ
Lưu ý: Việc thêm danh sách chức danh là bắt buộc. Nếu không thêm danh sách chức danh khi khai báo các hồ sơ sẽ bị báo lỗi. Bên cạnh đó, chức danh sẽ liên quan đến chế độ bảo hiểm của người lao động như ốm đau, hưu trí nên cần khai báo rõ chức vụ của người lao động như: NV IT, NV Kinh doanh, NV văn phòng…. Và không được để là nhân viên nói chung.
Bước 1: Trên thanh menu chọn mục “Doanh nghiệp”, và chọn mục “Chức vụ”. Click mục “Tạo mới” để tạo mới chức vụ.
Bước 2: Khi kê khai, những ô có dấu * màu đỏ thì bắt buộc phải khai báo, những ô không có dấu * không bắt buộc phải khai báo thông tin.
– Đối với ô “Mã”: Đây là mã do Đơn vị tự tạo nhằm mục đích quản lý chức danh tại đơn vị. Việc tạo mã này không ảnh hưởng hay liên quan gì đến việc khai báo hồ sơ BHXH (có thể tạo theo ký hiệu 001; N01, CT01….)
– Đối với ô “Tên”: Kê khai theo tên chức danh chi tiết của đơn vị bạn, ví dụ như: Nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh, nhân viên IT….
Lưu ý: cần phải ghi rõ tên chức danh chi tiết của người lao động, nếu chỉ ghi chung là “nhân viên” thì khi khai báo hồ sơ trên BHXH sẽ bị trả hồ sơ.
Sau đó, click nút “Lưu” để tiếp tục.
3. Thêm danh sách người lao động
3.1 Thêm thông tin người lao động trực tiếp trên phần mềm
Bước 1: Trên thanh menu, chọn mục “Doanh nghiệp” và chọn mục “Người lao động”.
Click chọn mục “Tạo mới” để kê khai người lao động.
Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị ra các tab để kê khai, trong bảng kê khai có tất cả 04 tab: Thông tin chung; Thông tin tham gia BHXH, BHYT; Quá trình tham gia BHXH; Thành viên hộ gia đình.
(1) Kê khai tab thông tin chung
Lưu ý:
+ Tất cả những ô có dấu * màu đỏ là bắt buộc khai báo (nếu bạn không khai báo thì hồ sơ sẽ không lưu được và hệ thống sẽ báo lỗi).
+ Điền thông tin thứ tự hàng ngang (không điền theo hàng dọc)
– Thông tin người lao động:
Họ và tên: điền tên của Người lao động, ví dụ: Nguyễn Thị Huyền
Định dạng: Đây là ô định dạng ngày tháng năm sinh của người lao động. Có 03 định dạng là: ngày/tháng/năm; tháng/năm; chỉ có năm sinh.
Bạn cần căn cứ vào hồ sơ của người lao động để lựa chọn cho phù hợp. Nếu hồ sơ chỉ có tháng và năm sinh chọn định dạng tháng/năm hoặc hồ sơ chỉ có năm sinh thì chọn định dạng năm sinh. Bạn chọn định dạng như thế nào thì ô ngày sinh phải khai báo theo định dạng đó.
Ngày sinh: Điền đầy đủ thông tin NLĐ theo hồ sơ, ví dụ: 09/09/1999
Giới tính: Chọn nam/ nữ theo Giấy khai sinh.
Quốc tịch: Chọn quốc tịch của NLĐ. Quốc tịch sẽ liên quan đến việc cấp mã BHXH quản lý cho người nước ngoài hoặc người Việt Nam.
Dân tộc: Kê khai theo Giấy tờ tùy thân của người lao động:
Mã nhân viên: Đây là mã quản lý người lao động do đơn vị tự tạo để theo dõi.
Phòng ban: Khi bạn đã tạo danh sách phòng ban ở mục trên thì ở phần này, bạn sẽ chọn phòng ban tương ứng với từng người lao động.
Trạng thái: kê khai theo tình trạng người lao động như: đang kê khai; đang nghỉ ốm, đang nghỉ thai sản; đang nghỉ không lương; đang tham gia, đã nghỉ. Việc kê khai như vậy sẽ giúp đơn vị quản lý được người lao động tại công ty.
– Nơi đăng ký giấy khai sinh: Thông tin về nơi đăng ký khai sinh của người lao động bạn cần xem trên giấy khai sinh hoặc trong sổ hộ khẩu. Điền chính xác tỉnh/quận/huyện khai sinh.
– Địa chỉ nhận hồ sơ (Nơi sinh sống): Có thể khai theo địa chỉ nơi tạm trú, nơi thường trú. Trường hợp địa chỉ nhận hồ sơ giống với địa chỉ nơi đăng ký khai sinh thì nhất nút: Sao chép địa chỉ trên. Lưu ý phải ghi chi tiết số nhà, đường phố, thôn xóm.
(2) Kê khai tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT
– Thông tin tham gia BHXH, BHYT
Mã số BHXH: Nhập mã số BHXH của người lao động, nếu người lao động chưa có mã số BHXH thì để trống.
Ô đã đồng bộ: : tích chữ V nếu người lao động đã có mã số BHXH và đã đồng bộ. Bỏ tích chữ V nếu người lao động chưa có mã số BHXH hoặc có mã số BHXH nhưng chưa được đồng bộ.
Số điện thoại: Nhập số điện thoại của người lao động.
Email: Nhập email người lao động, nếu không có thì để trống.
Số CMND/HC: Nhập số chứng minh hoặc căn cước hoặc hộ chiếu.
Ngày cấp: Ghi ngày cấp CMND/CC/HC.
Số thẻ BHYT: Ghi số thẻ BHYT của NLĐ, nếu không có thì bỏ qua.
Số HĐLĐ/QĐ: ghi số hiệu HĐLĐ/ số QĐ.
Ngày ký: Ghi ngày ký HĐLĐ/QĐ.
Chức vụ: Chọn chức vụ người lao động theo danh sách đã lập.
Điều kiện làm việc (có thể bỏ qua không khai): Lựa chọn điều kiện phù hợp với vị trí công việc Người lao động: Điều kiện bình thường; làm trong điều kiện môi trường nặng nhọc, độc hại; Nơi có phụ cấp khu vực > 0.7
Tiền lương/hệ số: đơn vị làm theo hệ số lương thì nhập hệ số lương, đơn vị đóng theo tiền lương thì nhập tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
+ Đối với đơn vị đóng BHXH theo tiền lương: chỉ kê khai ô: Phụ cấp lương và ô các khoản bổ sung khác (trường hợp không có bỏ qua).
+ Đối với đơn vị đóng BHXH theo hệ số: chỉ kê khai ô: Phụ cấp chức vụ; Phụ cấp thâm niên; Phụ cấp TNVK (trường hợp không có bỏ qua).
Vùng sinh sống: Lựa chọn vùng sinh sống phù hợp (có thể bỏ qua)
Vùng lương: Xác định vùng lương của đơn vị để lựa chọn cho phù hợp. Bởi vùng lương sẽ quyết định mức lương tối thiểu đóng BHXH. (Xác định vùng lương theo địa chỉ kinh doanh)
Tỷ lệ đóng: Xác định NLĐ đóng loại BH nào sẽ có tỷ lệ đóng phù hợp. Ví dụ, NLĐ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì tỷ lệ là 32%; nếu chỉ đóng BHYT thì 4.5%; nếu chỉ đóng BHTNLĐ-BNN thì 0,5%. Việc đóng theo tỷ lệ nào phải phù hợp với quy định của pháp luật.
Nơi làm việc: ghi nơi làm việc của NLĐ theo HĐLĐ ký kết. Ví dụ: Công ty TNHH X; Văn phòng đại diện A; Chi nhánh Công ty….; Phân xưởng I thuộc Công ty ….
– Đăng ký nơi KCB ban đầu
Nơi đăng ký KCB: Chọn tỉnh thành nơi NLĐ muốn đăng ký KCB
Nơi KCB: Chọn cơ sở KCB muốn đăng ký. Lưu ý, các cơ sở KCB hạng I, II thường không đăng ký được nên khi lựa chọn, bạn nên chọn cơ sở KCB hạng III IV. Nếu chọn cơ sở KCB không nhận đăng ký hoặc không còn xuất đăng ký KCB ban đầu thì hồ sơ sẽ bị trả về và đơn vị phải kê khai lại.
– Thông tin khác: Bạn có thể kê khai hoặc bỏ qua.
(3) Kê khai tab Quá trình tham gia BHXH
Lưu ý: đây là phần không bắt buộc kê khai nên bạn có thể bỏ qua.
Kê khai hết các thông tin yêu cầu và nhấn nút “cập nhật”
(4) Kê khai tab Thành viên hộ gia đình
Lưu ý: Đối với NLĐ tham gia BHXH lần đầu mà chưa có mã số BHXH hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đồng bộ thì bắt buộc phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình. Trường hợp, tra cứu mà NLĐ đã có mã số BHXH thì không phải kê khai Phụ lục thành viên hộ gia đình.
Bước 1: Phần thông tin chủ hộ: khai đầy đủ các thông tin của chủ hộ theo sổ hộ khẩu. Sau đó nhấn nút thêm để thêm chủ hộ và các thành viên khác trong hộ gia đình.
Bước 2: Sau khi nhấn “Thêm” phần mềm sẽ yêu cầu điền các thông tin khác liên quan đến chủ hộ, khai hết các thông tin có dấu * và nhấn lưu.
Bước 3: Tiếp tục nhấn “thêm” để thêm các thành viên khác trong hộ gia đình, sau khi thêm hết các thành viên thì nhấn “cập nhật”
3.2. Tiện ích thêm lao động bằng Upload file excel
Lưu ý: Trước khi sử dụng tiện ích theo lao động bằng upload file excel cần tạo danh sách phòng ban và chức vụ
Bước 1: Tải file mẫu trên hệ thống và nhập dữ liệu
Trên thanh menu chọn “Doanh nghiệp”, tiếp tục chọn mục “Người lao động”. Sau đó chọn “Nhập từ excel”, nhấp nút “tải file mẫu” về và kê khai các thông tin trong file mẫu.
Bước 2: Update file lên hệ thống
Nhấn nút” Tệp tải lên” để lựa chọn file mẫu đã nhập đủ thông tin. Sau đó nhấn “Tải lên”. Sau khi tải xong, hệ thống sẽ cập nhật NLĐ ở phần dưới. Cuối cùng nhấn “nhập lao động” để thêm NLĐ vào Danh sách lao động.
Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin đã nhập và chỉnh sửa lại (nếu cần).
Quay lại phần Danh sách người lao động để kiểm tra các thông tin tải lên.
