- Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho + Chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt với những ngày tiến hành kiểm kê hàng nếu thật sự cần thiết thì nên thông báo với nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng để tránh làm phiền cũng như hạn chế được tần suất nhập hàng thêm mới. Hoặc hàng hóa mới được nhập thêm nên để ở một khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa đang được kiểm kê. + Phân công nhân sự, người sẽ chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê, thông thường trong doanh nghiệp thì thủ kho và kế toán sẽ phối hợp để thực hiện nhiệm vụ này, hoặc trong một số trường hợp thì người quản lý sẽ làm việc trực tiếp. + Đưa ra kế hoạch cụ thể hơn cho việc kiểm kê tồn kho khu vực nào sẽ kiểm trước, khu vực nào sau, loại mã hàng nào được ưu tiên, thời gian nào tới thời gian nào,…
- Các bước quy trình kiểm kê hàng hồn kho
Thông thường một doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa theo các bước sau hoặc tùy theo đặc thù kinh doanh khác nhau mà cũng có sự linh hoạt thay đổi phù hợp. Bước 1: Căn cứ theo phần mềm quản lý cùng các báo cáo về tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú… Bước 2: Bắt đầu kiểm kê tại kho và ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác. Bước 3: Sau khi kiểm kê và hoàn tất việc so sánh kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác. Bước 4: Sau khi chốt lại được lượng hàng hóa tồn thực tế tại kho thì sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán cần điều tra và có giải trình chi tiết. Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra. Bước 6: Lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ nhất. Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch thì bạn giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:
+ Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho. + Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp…
