1. Thao tác báo tăng trên phần mềm IBH
Bước 1: Trên thanh menu chọn mục “Quản lý lao động” Chọn nghiệp vụ “thu”; Chọn hồ sơ 600 để báo tăng lao động.
Bước 2: Click nút “Tạo mới” để bắt đầu khai báo
Bước 3: Kê khai Danh sách người lao động theo mẫu D02-TS
– Click nút “Thêm” để thêm người lao động muốn khai báo
– Chọn lao động muốn kê khai; Chọn phương án để kê khai lao động; Click nút “Thêm” để thêm người lao động vào danh sách D02-TS
Click vào nút “chỉnh sửa” để chỉnh sửa thông tin kê khai
– Kê khai các thông tin để báo tăng; Click nút “cập nhật” để lưu thông tin đã kê khai trên Mẫu D02-TS.
Làm tương tự để chỉnh sửa những người lao động khác.
Bước 4: Kê khai Mẫu TK01-TS
Trên tab danh mục tài liệu chọn “TK01-TS”, Click nút “vui lòng chọn”. Click nút “Thêm” để thêm người lao động vào tờ khai TK01-TS. Click nút “Lưu” để lưu thông tin kê khai.
Lưu ý: Đối với nghiệp vụ báo tăng lao động luôn luôn phải kèm theo TK01-TS tương ứng với mỗi lao động kê khai trên D02-TS.
Bước 5: Kê khai Mẫu D01-TS (nếu có)
Trên thanh “Danh mục tài liệu” chọn “D02-TS”, click nút “thêm” để bắt đầu kê khai. Sau đó, điền đầy đủ các thông tin và click nút “Lưu”.
Bước 6: Tải file đính kèm (nếu có)
Chọn “tệp đính kèm” sau đó click “chọn tệp”, chọn “update” sau đó click nút “cập nhật” để lưu toàn bộ hồ sơ đã kê khai.
Bước 7: Ký hồ sơ và nộp lên bảo hiểm xã hội
2. Các phương án báo tăng
Đối với ô Phương án thì tùy từng trường hợp sẽ lựa chọn khác nhau. Các phương án được hiểu như sau:
– Tăng mới chưa có sổ (TM): Đây là phương án cho trường hợp NLĐ tham gia BHXH lần đầu và chưa có sổ BHXH.
Chưa có sổ BHXH khác với chưa có mã số BHXH. Người lao động có mã BHXH rồi nhưng chưa đóng BHXH ở bất kỳ đơn vị nào thì khi báo tăng phải đề nghị cấp sổ. Trường hợp người lao động có sổ BHXH rồi mà đánh mất thì chỉ được báo tăng theo mã số BHXH mà không được đề nghị cấp sổ. Báo tăng xong thì làm thủ tục cấp lại sổ bị mất sau.
– Tăng mới HĐLĐ từ 1 tháng đến dưới 03 tháng: Đây là phương án cho trường hợp NLĐ tham gia BHXH theo HĐLĐ có thời hạn từ 1 tháng đến dưới 3 tháng, theo quy định của khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2014.
– Tăng chuyển đã có sổ, di chuyển từ tỉnh khác đến: Đây là phương án chọn khi NLĐ đã từng tham gia BHXH và đã có sổ BHXH, nay đến làm việc tại đơn vị bạn nhưng là từ tỉnh khác di chuyển đến. Ví dụ: NLĐ A đã có sổ BHXH và trước đây đóng BHXH ở tỉnh Hải Dương, nay lên Hà Nội làm việc và đóng BHXH ở Công ty B. Vậy khi tăng mới cho A đơn vị sẽ chọn phương án: Tăng chuyển đã có sổ, di chuyển từ tỉnh khác đến.
– Tăng đến đã có sổ, di chuyển trong địa bản tình: Đây là phương án chọn khi NLĐ đã từng tham gia BHXH và đã có sổ BHXH, nay đến làm việc tại đơn vị bạn nhưng là di chuyển cùng địa bàn tỉnh. Ví dụ: NLĐ A đã có sổ BHXH và trước đây đóng BHXH ở tỉnh Hải Dương, nay anh A vẫn làm việc ở Hải Dương nhưng làm ở huyện khác và đóng BHXH ở Công ty B. Vậy khi tăng mới cho A đơn vị sẽ chọn phương án: Tăng chuyển đã có sổ, di chuyển trong địa bàn tỉnh
– Tăng nghỉ không lương đi làm lại: Phương án này áp dụng cho trường hợp, trước đó đơn vị báo giảm lao động nghỉ không lương, sau đó, NLĐ đi làm trở lại.
– Tăng nghỉ ốm đau đi làm lại: Phương án này áp dụng cho trường hợp, trước đó đơn vị báo giảm lao động nghỉ ốm đau (ốm thông thường, ốm dài ngày, con ốm), sau đó, NLĐ nghỉ hết chế độ đi làm trở lại.
– Tăng nghỉ thai sản đi làm lại: Phương án này áp dụng cho trường hợp, trước đó đơn vị báo giảm lao động nghỉ thai sản (nghỉ chế độ thai lưu, phá thai, nạo hút, sảy, sinh con), sau đó, NLĐ nghỉ hết chế độ đi làm trở lại.
– Tăng bổ sung nguyên lương: phương án này áp dụng trong trường hợp đơn vị báo tăng lao động có sai sót. Ví dụ, NLĐ ký hợp đồng lao động và bắt đầu đóng BHXH từ tháng 1/2021 nhưng do có sự nhầm lẫn hoặc do báo tăng muộn dẫn đến đơn vị khai tăng và đóng BHXH cho lao động từ tháng 3/2021. Khi đó để đóng cho NLĐ từ tháng 1/2021 thì sẽ chọn tăng bổ sung nguyên lương từ tháng 1/2021 đến tháng 2/2021.
– Truy đóng theo mức lương cơ sở tại thời điểm: được hiểu là trường hợp truy đóng theo quy định của bảo hiểm xã hội.
– Tăng BHYT: Áp dụng đối với đối tượng NLĐ chỉ tham gia BHYT hoặc trong trường hợp chỉ báo tăng BHYT do báo giảm muộn lao động hoặc do thay đổi mức lương làm căn cứ đóng.
– Tăng BHTN: áp dụng trong trường hợp truy tăng đóng BHTN do đóng thiếu, không đó hoặc do thay đổi mức lương làm căn cứ đóng.
– Tăng BHTNLĐ-BNN: Áp dụng trong trường hợp NLĐ cùng một lúc có nhiều HĐLĐ với nhiều doanh nghiệp. Khi đó, NLĐ có HĐLĐ với DN nào thì phải đóng BHTNLĐ-BNN đối với từng DN đó. Hoặc do thay đổi mức lương làm căn cứ đóng.
3. Các hồ sơ cần có cho từng trường hợp và cách kê khai các mẫu
(1) Tăng mới lao động tham gia đóng BHXH tại công ty
– Đối với báo tăng lao động lần đầu (ngay sau khi đơn vị được cấp mã đơn vị) áp dụng cả với trường hợp làm hồ sơ giấy và điện tử.
Yêu cầu hồ sơ: Mẫu D02-TS, TK1-TS, D01-TS
+ TK01-TS: không cần phải điền gì vì hệ thống sẽ lấy thông tin từ danh sách NLĐ
+ D02-TS: Ô từ tháng năm: ghi tháng NLĐ bắt đầu đóng BHXH; đến tháng năm: ghi tháng hiện tại kê khai; ô ghi chú: điền thông tin số HĐLĐ/quyết định và ngày ký.
+ D01 -TS: Yêu cầu kê khai hợp đồng lao động của từng người lao động; bảng lương NLĐ (nếu có)
– Tăng đúng quy định về thời hạn: tăng đúng quy định được hiểu là đơn vị thực hiện đóng BHXH cho NLĐ đúng tháng mà NLĐ đủ điều kiện đóng BHXH. Ví dụ, HĐLĐ của NLĐ bắt đầu từ 1/2021-12/2021 thì tăng đúng quy định là làm hồ sơ tăng vào tháng 1/2021.
Yêu cầu hồ sơ: Mẫu D02-TS, Tk01-TS
+ D02-LT: cột từ tháng năm = cột đến tháng năm = tháng bắt đầu đóng; cột ghi chú: ghi thông tin số HĐLĐ và ngày ký.
+ Tk01-TS: đính kèm, không cần kê khai gì.
– Tăng muộn: được hiểu là đơn vị thực hiện báo tăng lao động không đúng với thực tế NLĐ tham gia BHXH. Ví dụ: NLĐ ký HĐLĐ từ 1/2021 đến 12/2021, đáng lẽ đơn vị phải báo tăng lao động 1/2021 nhưng đơn vị chưa làm mà đến tận 3/2021 mới kê khai hồ sơ thì trường hợp này là báo tăng muộn.
Yêu cầu hồ sơ: Mẫu D02-TS, TK1-TS, D01-TS
+ Tk01-TS: Đính kèm, không cần điền thông tin gì mới.
+ D02-LT: Cột từ tháng năm ghi tháng muốn báo tăng, cột đến tháng năm ghi tháng hiện tại đang làm hồ sơ kê khai. Lưu ý cột từ tháng năm # cột đến tháng năm. Cột ghi chú điền: Số HĐLĐ và ngày ký.
+ D01-TS: đối với mỗi người lao động cần kê: HĐLĐ và bảng lương.
(2) Tăng lao động do nghỉ không lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản đi làm lại
– Tăng đúng quy định về thời hạn: được hiểu là đơn vị thực hiện kê khai tăng cho NLĐ đúng tháng mà người lao động đủ điều kiện đóng BHXH. Ví dụ: NLĐ nghỉ thai sản 06 tháng từ 1/2021 đến 6/2021 thì theo đó, hết tháng 6 sang tháng 7 đơn vị thực hiện báo tăng lại cho NLĐ. Khi đó, hồ sơ báo tăng sẽ đúng về thời hạn.
Yêu cầu hồ sơ: D02-LT
+D02-TS: cột từ ngày = đến ngày = tháng mà NLĐ bắt đầu đóng lại bảo hiểm
– Tăng muộn: được hiểu là đơn vị thực hiện kê khai tăng cho NLĐ muộn so với tháng mà người lao động đủ điều kiện đóng BHXH. Ví dụ: NLĐ nghỉ thai sản 06 tháng từ 1/2021 đến 6/2021 thì theo đó, hết tháng 6 sang tháng 7 đơn vị thực hiện báo tăng lại cho NLĐ, tuy nhiên vì lý do nào đó đơn vị báo tăng muộn vào tháng 8/2021 trở đi. Khi đó, hồ sơ báo tăng sẽ sai về thời hạn.
Yêu cầu hồ sơ: D02-LT, D01-TS
+D02-TS: cột từ ngày = tháng NLĐ quay trở lại làm việc mà đủ ĐK đóng; đến ngày = tháng hiện tại đơn vị kê khai. Cột ghi chú ghi ngày mà người lao động qua lại làm việc
+ D01-TS: Yêu cầu kê khai bảng lương của các tháng tăng chậm
(3) Tăng bổ sung nguyên lương:
Mục đích lập hồ sơ là báo tăng cho quãng thời gian trong quá khứ do đơn vị lập hồ sơ chưa đúng. Ví dụ, NLĐ đóng BHXH 1/2021 nhưng doanh nghiệp vì lý do nào đó báo tăng từ tháng 3/2021 khi đó cần làm hồ sơ báo tăng nguyên lương từ 1/2021-2/2021 (khác với báo tăng muộn)
Yêu cầu hồ sơ: D02-LT; D01-TS
D02-LT: Cột từ tháng năm: ghi tháng đầu tiên tăng bổ sung; cột đến tháng năm ghi tháng cuối cùng tăng bổ sung
D01-TS: kê khai bảng lương, hợp đồng lao động và các giấy tờ khác có liên quan
(4) Tăng BHYT: Mức đóng đối với trường hợp này là 4.5% áp dụng cho trường hợp người lao động chỉ đóng riêng BHYT hoặc báo giảm muộn bị truy thu bảo hiểm y tế.
Yêu cầu hồ sơ: D02-LT; nếu báo muộn thì yêu cầu D01-TS. Hướng dẫn kê khai giống các trường hợp nêu trên
(5) Tăng BHTN: Mức đóng đối với trường hợp này là 2%
Yêu cầu hồ sơ: D02-LT; nếu báo muộn thì yêu cầu D01-TS. Hướng dẫn kê khai giống các trường hợp nêu trên
(6) Tăng BHTNLĐ – BNN: Mức đóng với trường hợp này là 0.5% áp dụng cho trường hợp chỉ đóng riêng bảo hiểm TNLĐ-BNN.
Yêu cầu hồ sơ: D02-LT; nếu báo muộn thì yêu cầu D01-TS. Hướng dẫn kê khai giống các trường hợp nêu trên
