Sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi trong quá trình tạo lập và phát hành hóa đơn ngay cả với hóa đơn điện tử. Khi đó, người bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và gửi cho người mua để ký điện tử vào biên bản hủy hóa đơn đó.
>> Hướng dẫn hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất >> Hướng dẫn thủ tục thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử nhanh chóng
1. Người bán lập biên bản hủy hóa đơn điện tử khi nào?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được hiểu là là biên bản ghi nhận các sai sót đã phát sinh trong toàn bộ quá trình phát hành hóa đơn.
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC thì trong trường hợp thông tin hóa đơn GTGT bị viết sai hay hai bên mua và bán không thực hiện hợp đồng nữa thì cần lập biên bản hủy hóa đơn để xóa bỏ hóa đơn đó.
Cụ thể hơn, tại Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp phải hủy hóa đơn như sau:
a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo theo Thông tư 39/2014/TT-BTC thì các trường hợp hủy hóa đơn cũng được áp dụng tương tự như trên. Ngoài ra, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định: Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần phải lập biên bản hủy hóa đơn.
Người mua cần chú ý những trường hợp trên để việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng theo quy định pháp luật.
2. Hướng dẫn người mua ký điện tử vào biên bản hủy hóa đơn được lập từ MISA meInvoice
Bước 1: Sau khi nhận email thông báo biên bản hủy hóa đơn từ người bán, người mua mở email -> Nhấn Xem chi tiết biên bản.
Bước 2: Người mua kiểm tra kỹ các thông tin tại biên bản hủy do bên bán lập. Ở mục Đại diện bên B, người mua nhấn Ký điện tử để ký điện tử lên biên bản hủy.
Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Trên phần mềm MISA meInvoice đã có sẵn biển mẫu hủy hóa đơn cập nhật theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Do đó doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, MISA meInvoice sẽ tự động lập biên bản hủy. Xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
