Hướng dẫn khai hải quan điện tử bằng phần mềm Ecus5 Vnaccs mới nhất và chi tiết từng bước giúp cho người mới bắt đầu dễ dàng thực hành thực tế nhanh chóng. Hiện tại để đáp ứng nhu cầu khai báo hải quan điện tử của doanh nghiệp, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử như FPT, Thái Sơn, Softech,…..tuy nhiên sử dụng phổ biến nhất là phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS của công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn, và phiên bản mới nhất hiện tại mà các doanh nghiệp sử dụng là phiên bản ECUS5-VNACCS 2018.
Để hỗ trợ bạn đọc cập nhật cũng như tìm hiểu về cách khai báo hải quan điện tử trên phần mềm khai báo hải quan phổ biến nhất hiện nay ECUS5-VNACCS 2018, Songanhlogs.com xin giới thiệu đến các bạn vài hướng dẫn cụ thể các thao tác trên phần mềm khai báo hải quan để giúp các bạn phần nào hình dung được quy trình tạo một tờ khai điện tử là như thế nào, cụ thể hơn mình xin chia sẻ về cách khai tờ khai nhập khẩu bằng đường biển hàng nguyên container.
Đầu tiên, tương tự như ở phiên bản 2015, bạn mở phần mềm lên, giao diện ban đầu như sau:
- Bạn click đôi vào biểu tượng E5 như hình
- Hoặc bạn có thể chọn chuột phải, chọn Run as administrator để mở phần mềm lênPhần mềm mở lên sẽ có giao diện như dưới đây:
Bạn chọn ĐĂNG NHẬP và không cần nhập mật khẩu, do hệ thống đã tự cài đặt sẵn
Sau khi vào được phẩn mềm, chúng ta bắt đầu việc khai báo tờ khai hải quan cho một doanh nghiệp cụ thể như sau.
Nếu bạn chỉ là doanh nghiệp thương mại, sản xuất thì trên phần mềm chỉ có mỗi tên công ty bạn, bạn chỉ cần thiết lập lúc ban đầu tải và cài đặt phần mềm, tuy nhiên đối với một công ty dịch vụ cần khai báo trên cùng một phần mềm cho nhiều doanh nghiệp khác nhau thì cần thiết lập lại tên doanh nghiệp đó như sau:
BƯỚC 1: THIẾT LẬP TÊN DOANH NGHIỆP
Bạn chọn “DANH MỤC” > sau đó chọn “DOANH NGHIỆP”
Bạn chọn “THÊM MỚI” > sau đó nhập thông tin doanh nghiệp mới vào, thông tin cần nhập gồm : Mã số thuế doanh nghiệp, Tên doanh nghiệp, Địa chỉ và Số điện thoại, số fax (nếu có)Sau khi nhập xong bạn chọn “GHI” để lưu lại thông tin
Sau đó bạn vào “Hệ thống”. Chọn “7.1 Danh sách khách hàng (với đại lý)” để nhập thông tin doanh nghiệp và Thông tin tài khoản người sử dụng VNACCS (hay còn gọi là bộ tài khoản VNACCS).
Bộ tài khoản VNACCS gồm có 4 thông số đó là:
- Mã người sử dụng (User code)
- Mật khẩu (Password)
- Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)
- Khóa truy cập (Terminal access key)Bộ tài khoản này khi bạn đăng ký mua USB TOKEN của công ty Thái Sơn thì phía nhà cung cấp sẽ tạo sẵn tài khoản, bạn chỉ cần nhập thông tin vào phần mềm
Sau khi nhập xong bạn chọn “GHI” để lưu lại thông tin
BƯỚC 2 : THIẾT LẬP THÔNG SỐ VNACCS
Bạn vào “Hệ thống”, chọn 1. Thiết lập thông số khai báo VNACCS để thiết lập thông số VNACCS cũng như chọn đúng chi cục hải quan bạn sắp khai báo tờ khai hải quanSau khi thiết lập xong, bạn bắt đầu vào khai báo tờ khai hải quan.
BƯỚC 3 : KHAI BÁO TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ (KHAI TỜ KHAI NHẬP KHẨU)
Để bắt đầu vào khai báo 1 TKHQ, bạn vào “Tờ khai hải quan” > Chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”
3.1 KHAI TAB “THÔNG TIN CHUNG”
Đầu tiên chúng ta sẽ khai ở tab “THÔNG TIN CHUNG”Mã loại hình : là mã loại hình của tờ khai hải quan, bạn có thể tham khảo danh sách mã loại hình tờ khai hải quan ở đường link dưới đây
Mình ví dụ vài mã loại hình đối với tờ khai nhập khẩu như sau:
- A11 : Nhập kinh doanh tiêu dùng (hàng hóa làm thủ tục tại chi cục hải quan cửa khẩu), ví dụ chi cục hải quan cửa khẩu (HQCK) cảng Sài Gòn KVI/Cát Lái, Chi cục HQCK Cảng SG KV III/Cảng VICT, Chi cục HQCK Cảng SG KV IV như ICD Phước Long 3,…..
- A12 : Nhập kinh doanh sản xuất (hàng hóa làm thủ tục tại chi cục hải quan khác chi cục hải quan cửa khẩu), ví dụ Chi cục Hải quan Biên Hòa, Chi cục hải quan Bến Lức,….
- E21 : Nhập nguyên liệu để gia công cho thương nhân nước ngoài (sử dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động gia công)
- E31 : Nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu (sử dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất xuất khẩu – tức nhập nguyên liệu về để sản xuất và xuất khẩu đi nước ngoài, không bán trong thị trường Việt Nam)
- Và nhiều loại hình nhập khẩu khác bạn tham khảo trong đường dẫn nhé, bạn lưu ý cần lựa chọn loại hình cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp cũng như địa điểm mở tờ khai để lựa chọn cho phù hợp, trong trường hợp khai sai loại hình thì buộc phải hủy tờ khai để khai lại tờ khai khác.
Cơ quan hải quan : là nơi mà doanh nghiệp sẽ truyền dữ liệu điện tử đến và làm thủ tục thông quan tờ khai, ví dụ khai tờ khai tại Cát Lái thì bạn chọn cơ quan hải quan là 02CI, hệ thống sẽ tự động hiểu và nhảy ra tên chi cục hải quan phù hợp.
Phân loại cá nhân/tổ chức: bạn chọn mũi tên xuống bên cạnh, hệ thống sẽ hiện ra 5 loại để bạn lựa chọn như hình bên dưới, thông thường chúng ta sẽ khai tờ khai hải quan đối với các doanh nghiệp trao đổi, mua bán với nhau nên thường sẽ chọn số 4 – Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức.
Mã bộ phận xử lý tờ khai: khai tờ khai nhập khẩu thì bạn chọn 01 – Đội thủ tục hàng hóa nhập, tương tự trong trường hợp khai tờ khai xuất khẩu thì bạn chọn 02 – Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu
Mã hiệu phương thức vận chuyển:
- Hàng nhập nguyên container : số 2
- Hàng nhập đường biển không container (nhập hàng lẻ nhập kho CFS) : 03
- Hàng nhập đường hàng không : 01
- Tương tự các loại phương tiện khác mà bạn có sự lựa chọn phù hợp
Thông tin người nhập khẩu: hệ thống sẽ tự động nhảy khi bạn chọn thông tin doanh nghiệp ban đầuThông tin người xuất khẩu : bạn nhập thông tin người bán theo như hợp đồng mua bán
Thông tin vận đơn:
- Đầu tiên bạn cần click chọn vào ô “Khai báo số định danh theo đề án quản lý giám sát hải quan tự động tại cảng biển” để hệ thống tự nhảy số định danh khi bạn đã nhập đủ thông tin. Trong trường hợp hàng nhập đường hàng không thì bạn click chọn ô phía dưới.
- Số vận đơn / Ngày vận đơn: bạn chỉ cần nhập đúng số vận đơn và ngày vận đơn, không cần nhập số định danh, khi bạn nhập xong chỉ cần chọn “GHI” thì hệ thống sẽ tự động nhảy số định danh hàng hóa trước số vận đơn.
Ví dụ:
Số vận đơn: A079ANgày vận đơn: 15/06/2019
Sau khi nhập xong tờ khai bạn chọn “GHI” thì phần mềm sẽ tự động nhảy số định danh là 150619A079A
Số lượng kiện / trọng lượng hàng: bạn nhập số lượng kiện và Gross weight của lô hàng, để có thông tin này bạn xem trên B/LPhương tiện vận chuyển: là tên tàu và số chuyến của con tàu về đến cảng ở Việt Nam,
Ví dụ
Tàu ATOUT S059 cập cảng Cát Lái thì bạn nhập tên tàu này, trong đó tên tàu là ATOUT, còn số chuyến là S059.
Hoặc hàng chuyển tải, ví dụ hàng từ U.S về VN đi trên 2 con tàu khác nhau, đầu tiên từ Cảng Savanah đi trên tàu MAERSK 019S sau đó chuyển tải tại Hongkong chuyển sang tàu HEUNG A 015N để về Cát Lái thì khi đó bạn sẽ khai tên tàu số chuyến là HEUNG A 015N.
Ngày hàng đến : thông tin tên tàu / số chuyến và ngày hàng đến bạn xem trên giấy báo hàng đến (A/N – Arival Notice)Địa điểm dỡ hàng: là thông tin cảng đếnĐịa điểm xếp hàng: là nơi hàng được xếp lên tàu để vận chuyển về Việt Nam.Hai thông tin này bạn có thể xem trên B/L hoặc A/NSố lượng container: bạn nhập số lượng container vào, ví dụ 1 cont’ bạn nhập số 1
3.2 KHAI TAB THÔNG TIN CHUNG 2
Đầu tiên là thông tin số hợp đồng / Ngày hợp đồng: bạn nhập số và ngày hợp đồng vào, tuy nhiên đây là trường không bắt buộc nhập nên bạn cũng có thể để trống, và hải quan không không yêu cầu bạn trình hợp đồng khi mở tờ khai.
Thông tin văn bản và giấy phép: sử dụng trong trường hợp nhập khẩu hàng phải có giấy phép nhập khẩu, nếu hàng bạn nhập không cần giấy phép thì bạn bỏ trống mục này
Hóa đơn thương mại:
Phân loại hình thức hóa đơn: có 3 sự lựa chọn, thông thường hàng kinh doanh có hóa đơn thương mại thì bạn chọn A
Mã phân loại giá hóa đơn: có 4 sự lựa chọn, tùy vào trường hợp thực tế của doanh nghiệp mà bạn lựa chọn cho phù hợp. Ví dụ hóa đơn thương mại hàng kinh doanh phải thanh toán thì bạn chọn A – giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền.
Số hóa đơn / Ngày phát hành / Điều kiện giá hóa đơn/ Trị giá hóa đơn cũng như đồng tiền thanh toán : Bạn xem thông tin trong hóa đơn thương mại để nhập vào
Phương thức thanh toán:Bạn sổ dấu mũi tên bên cạnh để lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp với bộ chứng từ.Trường hợp bạn thanh toán T/T thì chọn KC như hướng dẫn KC – Khác (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức TT), hiện tại trên phần mềm ECUS5-VNACCS chưa có PTTT : T/T riêng.
Tiếp theo bạn khai phần là tờ khai trị giá
- Mã phân loại trị giá : 6 – Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch
- Phí vận chuyển và phí bảo hiểm : tùy điều kiện giao hàng mà bạn lựa chọn 2 mục này,
Ví dụ:
Điều kiện giao hàng: FOB thì bạn nhập phí vận chuyển (cước tàu / Ocean Freight) vào, phí bảo hiểm nếu có mua thì chọn điều kiện bảo hiểm, không có thì chọn không có bảo hiểm
Điều kiện giao hàng CIF: thì bạn bỏ trống mục này, vì CIF đã bao gồm cước và bảo hiểm
Mục thuế và bảo lãnhNgười nộp thuế: có 2 sự lựa chọn, người nhập khẩu trực tiếp nộp thì bạn chọn số 1, hoặc thông qua đại lý hải quan nộp thì bạn chọn số 2
Mã xác định thời hạn nộp thuế: đối với hàng kinh doanh bạn phải chọn D – nộp thuế ngay: sau khi bạn nộp thuế xong và hệ thống kho bạc nhà nước nhận được tiền thuế thì tờ khai mới được giải quyết thông quan.
Trong trường hợp bạn khai các loại hình miễn thuế ví dụ hàng gia công, hàng tạm nhập miến thuế thì bạn bỏ trống mục thuế và bảo lãnh này.
Thông tin đính kèm: thông thường đối với hàng nhập container, phần thông tin đính kèm sẽ khai báo số tờ khai HYS. Trong trường hợp bạn có khai HYS thì bạn khai như sau:
Vào nghiệp vụ khác > Đăng ký file đính kèm (HYS)
Nhập các thông tin: cơ quan hải quan (ví dụ 02CI), nhóm xử lý hồ sơ và phân loại thủ tục khai báo (ví dụ: 02 – danh sách container chất lên tàu)Bạn chọn “Thêm file” để add file excel danh sách container vào phần mềmChọn “Khai báo chứng từ đính kèm HYS” để lấy số tờ khai HYS như hình dưới đây.Nhập số HYS này vào ô số đính kèm trên phần mềm ECUS.
Thông tin vận chuyểnThông thường các trường hợp khai tờ khai hải quan tại cửa khẩu nhập, ví dụ hàng về cảng Cát Lái, TpHCM và khai tờ khai tại chi cục hải quan Cát Lái luôn thì phần thông tin vận chuyển bạn không cần khai.
Trường hợp khai khác chi cục, ví dụ hàng về Cát Lái và mở tờ khai tại chi cục Hải quan quản lý hàng đầu tư TpHCM, thì khai điịa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế là 02PGCPG
Phần ghi chú: bạn ghi chú thêm nội dung bạn cần làm rõ, ví dụ bạn muốn khai thêm số hợp đồng và muốn hiện thông tin hợp đồng trên tờ khai thì có thể nhập số và ngày hợp đồng vào (Số HĐ: 01/2019DHJ-TVC Ngày 01/01/2019)
3.3 KHAI TAB DANH SÁCH HÀNG
Ở Tab danh sách hàng bạn nhập đầy đủ các thông tin của lô hàng ví dụ: tên hàng, số lượng, mã HS, đơn vị tính, đơn giá, trị giá và các mã biểu thuế tương ứng
Sau đó chọn “GHI” để lưu lại thông tin tờ khai và tiến hành khai báo đến cơ quan hải quan.
BƯỚC 4: TRUYỀN TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐỂ ĐƯỢC CẤP SỐ VÀ PHÂN LUỒNG TỜ KHAI
Bạn chọn “Khai trước thông tin tờ khai (IDA)“
Khai ở bước này, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn thông tin doanh nghiệp khai báo tương ứng với chữ ký số và nhập mật khẩu chữ ký số.
Sau khi nhập đúng mật khẩu hệ thống sẽ trả về số tờ khai
Tiếp theo bạn chọn tiếp: 3. Khai chính thức tờ khai (IDC) > hệ thống sẽ trả về kết quả khai báo thành công
Tiếp theo bạn chọn 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan: hệ thống sẽ thông báo luồng tờ khai như hình dưới đây, có nghĩa là bạn đã khai tờ khai thành công
BƯỚC 5 : KHAI BÁO DANH SÁCH CONTAINER CHO TỜ KHAI
Đối với tờ khai hàng nhập nguyên container bạn cần khai danh sách container, đối với các lô hàng lẻ thì bạn không cần thực hiện bước này
Để khai danh sách container cho tờ khai, bạn làm như sau:
Tab “Kết quả xử lý tờ khai” > chọn “Khai báo danh sách container cho tờ khai”
Bạn nhập đầy đủ các thông tin gồm: số vận đơn, số container, số seal > chọn “GHI”Sau khi ghi xong bạn chọn “KHAI BÁO” > tiếp theo chọn “XNKB” để trạng thái là “ĐÃ DUYỆT” thì mới được gọi là khai báo thành công.
BƯỚC 6: KHAI BÁO CHỨNG TỪ
Để khai báo chứng từ bạn vào tab “QUẢN LÝ TỜ KHAI” > sau đó chọn khai báo các loại chứng từ theo yêu cầu của từng loại hình và từng mặt hàng cụ thể.Ví dụ: đối với hàng nhập kinh doanh thông thường A11 bạn cần đính kèm hóa đơn thương mại và vận tải đơn
Ví dụ: bạn cần khai hóa đơn thương mại thì tại mục hóa đơn thương mại bạn chọn vào Chọn “File đính kèm” để đính kèm hóa đơn vào chọn khai báo để khai báo đến cơ quan hải quan chọn “XNKB” cho đến khi nào trạng thái trở thành đã duyệt, bạn đã khai báo hóa đơn thương mại thành công
Ở trên là bài hướng dẫn khai báo hải quan chung nhất. Nếu bạn muốn học chuyên sâu và khai báo tất cả loại hình xuất nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo khóa học khai báo hải quan bằng phần mềm Ecus tại đường link này
Khóa học với chứng từ thực tế tất cả các loại hình XNK.
KẾT LUẬN
Mỗi loại hình, mỗi mặt hàng riêng biệt, thậm chí đối với các điều kiện giao hàng khác nhau sẽ có chút khác biệt nhỏ trong quá trình khai báo tờ khai hải quan, tuy nhiên trong giới hạn bài viết mình không thể mô tả chi tiết hết tất cả các loại hình được. Trên đây chỉ là vài chia sẻ về cách khai báo tờ khai hải quan điện tử loại hình kinh doanh (container) cơ bản nhất, hy vọng sau bài viết các bạn sẽ có cái nhìn khái quát về cách khai báo tờ khai trên phần mềm ECUS5-VNACCS 2018, và tự tin hơn khi thực hành thực tế tại doanh nghiệp.
Cảm ơn các bạn đã quan tâm đến bài viết, chúc các bạn sức khỏe và thành công !
