New-Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp ưa chuộng, tin tưởng lựa chọn hiện nay. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử New-Invoice ngoài việc lập hóa đơn điện tử thì việc xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm chính là thao tác quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần triển khai thực hiện. Trong bài viết này Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điện tử trên Newinvoice, Luật ACC xin hướng dẫn các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn New-Invoice.
1. Khái niệm về hóa đơn điện tử
Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Luật kế toán.
Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022
Theo Khoản 1, Khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 quy định:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
…
3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 60 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020.
Như vậy, chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.
3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 và Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử gồm:
– Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).
+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
– Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp sau đây được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
+ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
– Trường hợp 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
**Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Thao tác thực hiện: Quản lý hóa đơn → Quản lý hóa đơn → Tạo mới → Nhập nội dung hóa đơn → Lưu → View hóa đơn lên xem trước →Duyệt → Ký phát hành.
4. Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điện tử trên Newinvoice
4.1. Tạo mới hóa đơn
Danh sách hóa đơn: trong danh sách hóa đơn sẽ hiển thị đầy đủ các loại hóa đơn đã phát hành.
Người dùng nhập thông tin MST bên mua hàng và nhấn Lấy thông tin hệ thống sẽ tự động trả kết quá theo MST bên bán. Người lập hóa đơn cần đối chiếu lại thông tin trước khi lập hóa đơn để tránh sai sót.
– Người lập có thể xem trước, sửa nội dung, ký hoặc xóa bỏ hóa đơn.
– Xem (View) hóa đơn bằng cách ấn vào hình con mắt trong Thao tác. Ấn Tải PDF về gửi trước cho khách hàng kiểm tra lại thông tin hóa đơn.
4.2. Chỉnh sửa hóa đơn ở trạng thái tạo mới khi phát hiện sai sót
– Hóa đơn ở trạng thái Tạo mới thì vẫn chỉnh sửa được thông tin hóa đơn bằng cách ấn vào cái Bút trong Thao tác.
4.3. Duyệt hóa đơn (có 2 hình thức Duyệt)
-Duyệt hàng loạt tích vào ô Duyệt
-Duyệt từng hóa đơn
Khi ấn DUYỆT xong thì KHÔNG chỉnh sửa được nội dung hóa đơn.
4.4. Ký hóa đơn
Mục Thao tác chọn Phát hành hóa đơn → Bạn có chắc chắn muốn ký → Ký → Xuất hiện màn hình Mở Singnlnvoice → Lựa chọn chữ ký số → Ok → Nhập mã pin token → Đăng nhập
4.5. Trường hợp hóa đơn ký bị lỗi
Hóa đơn bị lỗi sẽ ở trạng thái: Chờ xác thực
Thao tác: Xứ lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn ký bị lỗi → Ký lại hóa đơn bị lỗi
4.6. Hóa đơn ký xuất thành công
– Hóa đơn ký thành công sẽ ở trạng thái: Đã xác thực
– Thao tác: View hóa đơn → In hóa đơn, tải hóa đơn, gửi email, Tải hóa đơn in chuyển đổi, hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn.
Trên đây là nội dung giới thiệu của chúng tôi về Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điện tử trên Newinvoice cũng như các vấn đề pháp lý khác có liên quan trong phạm vi này. Trong quá trình tìm hiểu nếu quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi.
✅ Dịch vụ thành lập công ty ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình ✅ Dịch vụ ly hôn ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn ✅ Dịch vụ kế toán ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật ✅ Dịch vụ kiểm toán ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin
